НАРЕДБА ЗА ПРОЦЕДУРАТА ЗА ОПРЕДЕЛЯНЕ НА СЪСТАВА И ДЕЙНОСТТА НА ОДИТНИТЕ КОМИТЕТИ В ОРГАНИЗАЦИИТЕ ОТ ПУБЛИЧНИЯ СЕКТОР

Чл. 1. С наредбата се уреждат процедурата за определяне на състава и дейността на одитните комитети в организациите от публичния сектор.

Чл. 2. Наредбата се прилага във:

1. министерствата, общините с изградени звена за вътрешен одит и в Държавен фонд "Земеделие" - Разплащателна агенция;

2. организациите с изградено звено за вътрешен одит, в които съгласно чл. 18, ал. 4 от Закона за вътрешния одит в публичния сектор е взето решение за създаване на одитен комитет.

Чл. 3. (1) (Предишен текст на чл. 3 - ДВ, бр. 88 от 2020 г.) Ръководителят на организацията определя със заповед броя на членовете на одитния комитет, като посочва броя на вътрешните и външните членове в съответствие с изискванията на чл. 18, ал. 1 от Закона за вътрешния одит в публичния сектор.

(2) (Нова - ДВ, бр. 88 от 2020 г.) Мандатът на членовете на одитния комитет е 3 години.

(3) (Нова - ДВ, бр. 88 от 2020 г.) Процедурата за определяне на членовете на одитния комитет стартира не по-късно от два месеца преди изтичането на мандата на действащия одитен комитет.

Чл. 4. (1) Външните членове на одитните комитети се определят чрез процедура за подбор, който се извършва от комисия, определена с акт на ръководителя на организацията. С акта се определят председателят и членовете на комисията, както и сроковете във връзка с извършването на подбора.

(2) (Нова - ДВ, бр. 88 от 2020 г.) Вътрешните членове следва да отговарят на изискванията на чл. 18, ал. 1 от Закона за вътрешния одит в публичния сектор и не могат да участват в комисията за подбор по ал. 1.

(3) (Предишна ал. 2 - ДВ, бр. 88 от 2020 г.) В състава на комисията по ал. 1 задължително се включват ръководителят на вътрешния одит и други служители на ръководни длъжности в организацията.

(4) (Предишна ал. 3 - ДВ, бр. 88 от 2020 г.) В комисията по ал. 1 може да участват и външни за организацията членове, които притежават опит и професионална квалификация в областта на управлението и контрола, вътрешния или външния одит.

Чл. 5. Оповестяването на процедурата за определяне на външни членове на одитните комитети се извършва с публикуване на обявление на интернет страницата на съответната организация. Обявлението се поставя и на общодостъпно място в сградата на организацията.

Чл. 6. За участие в процедурата по чл. 4, ал. 1 кандидатите подават заявление съгласно приложение № 1, към което се прилагат следните документи:

1. копия от документи, доказващи придобита образователно-квалификационна степен "магистър";

2. копия от документи, удостоверяващи наличието на професионален опит по чл. 18, ал. 1, т. 2 от Закона за вътрешния одит в публичния сектор;

3. (отм. - ДВ, бр. 88 от 2020 г.)

4. други документи, удостоверяващи допълнителна квалификация и придобити сертификати в областта на управлението и контрола, вътрешния или външния одит - по преценка на кандидата.

Чл. 7. Документите по чл. 6 се подават от кандидатите за външни членове на одитните комитети и се регистрират в деловодството на съответната организация.

Чл. 8. (1) (Изм. - ДВ, бр. 88 от 2020 г.) Комисията по чл. 4, ал. 1 разглежда всяко постъпило заявление, като проверява дали представените документи удостоверяват изпълнението на изискванията, предвидени за заемането на обявената позиция.

(2) (Доп. - ДВ, бр. 88 от 2020 г.) До участие в подбора не се допускат кандидати, които не са представили всички документи по чл. 6, т. 1 и 2, представените документи не удостоверяват изпълнението на изискванията за заемането на позицията или документите са представени извън определения срок.

(3) (Изм. - ДВ, бр. 88 от 2020 г.) Решението на комисията относно допускането до подбора се оформя в протокол, съдържащ информация за:

1. допуснатите кандидати;

2. недопуснатите кандидати и основанията за недопускането им;

3. дата, час и място на провеждане на интервюто.

(4) Протоколът по ал. 3 се публикува на интернет страницата на организацията и до допуснатите кандидати се изпращат покани за участие в подбора/явяване на интервю, указващи часа, датата и мястото на провеждането му.

(5) Когато в срока за подаване на документи не е подадено нито едно заявление или не е допуснат нито един кандидат, комисията уведомява ръководителя на организацията за вземане на решение за прекратяване на процедурата по чл. 4, ал. 1.

(6) В едномесечен срок от приемане на решението по ал. 5 ръководителят на организацията обявява нова процедура.

Чл. 9. (Изм. - ДВ, бр. 88 от 2020 г.) С допуснатите кандидати се провежда интервю, на което те излагат своето виждане за работата на одитния комитет. На интервюто могат да бъдат обсъдени и следните въпроси:

1. разбирането на кандидата за целите на организацията, предизвикателствата, пред които е изправена, и съществените рискове;

2. спецификата на съответната организация и степента, до която кандидатът познава правната рамка за дейността ѝ;

3. вижданията на кандидата за управлението на риска в организацията, управлението и ролята на вътрешния и външния одит;

4. вижданията на кандидата за ролята и мястото на одитния комитет.

Чл. 10. (1) (Изм. - ДВ, бр. 88 от 2020 г.) Комисията по чл. 4, ал. 1 оценява общото представяне на допуснатите до интервюто кандидати, като ги класира по низходящ ред.

(2) За класирането по ал. 1 се изготвя протокол съгласно приложение № 3, който се подписва от членовете на комисията.

(3) (Нова - ДВ, бр. 88 от 2020 г.) В протокола се отразяват и допуснатите, но неявили се на интервюто кандидати.

Чл. 11. Информация за резултатите от подбора се изпраща до всички допуснати до участие кандидати.

Чл. 12. (Изм. - ДВ, бр. 88 от 2020 г.) Комисията уведомява писмено ръководителя на организацията, представя му протокола за резултатите от класирането и му предлага да бъдат изпратени писмени покани за членство в одитния комитет, като се вземат предвид резултатите от класирането и определеният в заповедта по чл. 3, ал. 1 брой на външните членове. Поканите се изпращат и на посочена от кандидатите електронна поща.

Чл. 13. (1) В 7-дневен срок от получаване на покана по чл. 12 кандидатът писмено потвърждава или отказва членство в одитния комитет.

(2) При непотвърждаване или при отказ на кандидата в срока по ал. 1, както и в случай че кандидатът не бъде открит на посочения от него адрес, се изпраща писмена покана до следващия класиран кандидат.

(3) (Доп. - ДВ, бр. 88 от 2020 г.) След получаване на необходимия брой писмени потвърждения за попълване на състава на одитния комитет от външни членове съгласно заповедта по чл. 3, ал. 1 комисията изготвя протокол, който предава на ръководителя на организацията.

Чл. 14. (1) (Доп. - ДВ, бр. 88 от 2020 г.) В случай че в рамките на проведената процедура не се попълни необходимият съгласно заповедта по чл. 3, ал. 1 брой на външните членове в състава на одитния комитет, в едномесечен срок се провежда нова процедура за допълване на състава от външни членове.

(2) (Изм. - ДВ, бр. 88 от 2020 г.) При предсрочно прекратяване на мандата на външен член на одитния комитет за допълване на състава му се изпраща покана до следващия класиран кандидат в предишната процедура или се провежда нова процедура, като новоизбраният член довършва мандата на напусналия. При провеждане на нова процедура за допълване на състава на одитния комитет същата се обявява в едномесечен срок считано от прекратяването на мандата на външния член на одитния комитет.

(3) (Изм. - ДВ, бр. 88 от 2020 г.) При предсрочно прекратяване на мандата на вътрешен член на одитния комитет ръководителят на организацията в едномесечен срок определя със заповед нов член, като новоизбраният довършва мандата на напусналия.

Чл. 15. (Отм. - ДВ, бр. 88 от 2020 г.)

Чл. 16. (1) (Изм. - ДВ, бр. 88 от 2020 г.) В 7-дневен срок от приключване на процедурата за определяне на външни членове ръководителят на организацията предприема действия за определяне и съгласуване на състава на одитния комитет, както следва:

1. (изм. - ДВ, бр. 88 от 2020 г.) в министерствата - съответният министър издава акт за определяне на състава на одитния комитет, който изпраща за съгласуване на министъра на финансите;

2. в Министерството на финансите - министърът на финансите издава акт за определяне на състава на одитния комитет;

3. (изм. - ДВ, бр. 88 от 2020 г.) в общините - кметът на общината внася на първото възможно заседание на общинския съвет проект на решение за определяне на състава на одитния комитет, придружен с документите от процедурата за определяне на членовете;

4. (изм. - ДВ, бр. 88 от 2020 г.) в Държавен фонд "Земеделие" - Разплащателна агенция, изпълнителният директор внася на първото възможно заседание на управителния съвет проект на решение за определяне на състава на одитния комитет, придружен с документите от процедурата за определяне на членовете; решението за определяне на състава на одитния комитет се изпраща за съгласуване на министъра на финансите.

(2) Към актовете по ал. 1, т. 1 и 4 се прилагат и протоколите по чл. 10, ал. 2 и чл. 13, ал. 3.

(3) Общините изпращат на министъра на финансите решението за определяне на състава на одитния комитет и ежегодно го информират относно промените в структурата и/или състава му.

(4) Съставът на одитните комитети в организациите по чл. 2, т. 2 се определя от ръководителя на организацията или от колективния орган на управление, ако има такъв.

(5) (Изм. - ДВ, бр. 88 от 2020 г.) В случаите на чл. 14, ал. 2 и 3 се прилага редът по ал. 1, т. 1, 3 и 4, ал. 2 и 3.

(6) (Нова - ДВ, бр. 88 от 2020 г.) При встъпването си в длъжност членовете на одитния комитет подават декларация за обстоятелствата по чл. 18, ал. 1 от Закона за вътрешния одит в публичния сектор съгласно приложение № 4.

(7) (Нова - ДВ, бр. 88 от 2020 г.) Документите от процедурата за определяне на състава на одитния комитет се съхраняват в организацията до изтичането на мандата на одитния комитет.

Чл. 17. (Изм. - ДВ, бр. 88 от 2020 г.) (1) Участие на член в одитния комитет се прекратява с акт на ръководителя на организацията при:

1. изтичане на мандата;

2. прекратяване на трудово или служебно правоотношение на вътрешен член;

3. подаване на заявление за освобождаване от член на одитния комитет с едномесечно писмено предизвестие;

4. наличието на обстоятелства, несъвместими с позицията на член на одитния комитет;

5. трайна фактическа невъзможност на член на одитния комитет да изпълнява задълженията си повече от шест месеца или при смърт;

6. системно неизпълнение на задълженията на член на одитния комитет.

(2) До определянето на нов член одитният комитет може да провежда заседания, като решенията се вземат с необходимия кворум при спазване изискванията на чл. 18, ал. 6 и 7 от Закона за вътрешния одит в публичния сектор.

Чл. 18. (1) (Предишен текст на чл. 18 - ДВ, бр. 88 от 2020 г.) Ръководителят на организацията създава необходимите условия за функциониране на одитния комитет, като осигурява подходящо помещение за провеждане на заседанията и необходимото съдействие от страна на служители от организацията за административното и техническото обслужване на дейността на комитета.

(2) (Нова - ДВ, бр. 88 от 2020 г.) Ръководителят на организацията определя секретар на одитния комитет, който подпомага комитета при осъществяване на дейността му. Секретарят:

1. организира подготовката и провеждането на заседанията на комитета;

2. осигурява разпространението на дневния ред и на всички документи, необходими за провеждането на заседанията на комитета;

3. изготвя протоколите от заседанията на комитета;

4. координира изпълнението на решенията на комитета;

5. подпомага председателя на комитета при осъществяване на функциите му;

6. изпълнява и други задачи, свързани с административното обслужване на дейността на комитета.

Чл. 19. (1) В едномесечен срок от определянето и съгласуването на състава на одитния комитет ръководителят на организацията свиква първото му заседание.

(2) За датата на заседанието по ал. 1 членовете на одитния комитет се уведомяват писмено най-малко две седмици предварително.

Чл. 20. (1) На първото заседание членовете на одитния комитет избират от своя състав председател и заместник-председател.

(2) (Изм. - ДВ, бр. 88 от 2020 г.) В едномесечен срок от първото заседание одитният комитет представя на ръководителя на организацията статут на одитния комитет, който включва най-малко:

1. целта на одитния комитет;

2. правата и задълженията на одитния комитет;

3. правата и задълженията на ръководителя на организацията по отношение на одитния комитет;

4. реда и начина за преценка на обстоятелства, несъвместими с позицията на член на одитния комитет;

5. (изм. - ДВ, бр. 88 от 2020 г.) реда за установяване на системно неизпълнение на задълженията на член на одитния комитет;

6. реда за взаимодействие с ръководството и служителите на организацията.

(3) Статутът на одитния комитет се подписва от ръководителя на организацията и председателя на одитния комитет и се оповестява чрез публикуване на вътрешната електронна страница или по друг подходящ начин.

Чл. 21. (1) В едномесечен срок след първото си заседание одитният комитет изготвя и приема правила за дейността си, които се предоставят за сведение на ръководителя на организацията.

(2) Правилата по ал. 1 се оповестяват чрез публикуване на вътрешната електронна страница на организацията или по друг подходящ начин.

(3) Правилата по ал. 1 включват:

1. реда и начина за свикване на заседанията на одитния комитет;

2. процедури относно реда, начина и сроковете за упражняване на правомощията и задълженията на одитния комитет по чл. 18, ал. 5 - 8 от Закона за вътрешния одит в публичния сектор;

3. (нова - ДВ, бр. 88 от 2020 г.) реда, начина и сроковете за съхранение на документите от заседанията на одитния комитет.

(4) В правилата по ал. 1 могат да се включат и други въпроси, свързани с дейността на одитния комитет и със спецификата на дейността на организацията.

Чл. 22. (1) Одитният комитет заседава най-малко веднъж на два месеца, когато присъстват повече от половината от неговите членове.

(2) Заседанията се свикват и ръководят от председателя, а при негово отсъствие - от заместник-председателя на одитния комитет.

(3) Председателят е длъжен да свика заседание на одитния комитет и при писмено искане на 2/3 от членовете му. Когато председателят не свика заседание в двуседмичен срок, то може да се свика от всеки един от заинтересованите членове на одитния комитет.

(4) Одитният комитет може да взема решения и да изразява становища, ако на заседанието присъстват повече от половината от членовете му, като не се допуска въздържане от гласуване.

(5) (Нова - ДВ, бр. 88 от 2020 г.) Когато на заседание на одитния комитет се обсъжда и решава въпрос, по който негов член има частен интерес, последният подава декларация за частен интерес съгласно приложение № 5 и не участва в обсъждането и гласуването по конкретния въпрос. В тези случаи решенията се приемат с предвиденото мнозинство от членовете на одитния комитет, като се изключи лицето, което е обявило частен интерес. Обстоятелствата, свързани с наличието на частен интерес, се отразяват в протокола от заседанието.

Чл. 23. Членовете на одитния комитет нямат право да разгласяват сведения и факти, станали им известни при и/или по повод на осъществяваната от тях дейност, освен в предвидените от закона случаи.

Чл. 24. (1) Членовете на одитния комитет имат право на свободен достъп до ръководителя на организацията и до ръководителя на вътрешния одит.

(2) Председателят на одитния комитет има право на свободен достъп до председателя на колективния орган на управление, ако има такъв, а за общините - и до председателя на общинския съвет.

(3) На заседанията на одитния комитет освен лицата по ал. 1 и 2 могат да бъдат канени и други служители от организацията след предварително съгласуване с ръководителя на организацията.

Чл. 25. В едномесечен срок след първото си заседание одитният комитет съгласува определената численост и статута на звеното за вътрешен одит, като изразява становище, което се изпраща до ръководителя на организацията, до председателя на колективния орган на управление, ако има такъв, а за общините - и до общинския съвет.

Чл. 26. (1) Одитният комитет извършва преглед на представените от ръководителя на вътрешния одит проекти на стратегически и годишен план за дейността по вътрешен одит, както и промените в тях, и ги съгласува в двуседмичен срок от представянето им.

(2) В случай че одитният комитет не съгласува някой от представените документи по ал. 1, председателят на одитния комитет инициира обсъждане между одитния комитет, ръководителя на организацията, ръководителя на вътрешния одит и председателя на колективния орган на управление, ако има такъв.

(3) (Изм. - ДВ, бр. 88 от 2020 г.) По преценка на председателя на одитния комитет, на ръководителя на организацията или на ръководителя на вътрешния одит на обсъждането по ал. 2 могат да присъстват и други служители от организацията.

Чл. 27. В случаите на чл. 30, ал. 2 от Закона за вътрешния одит в публичния сектор одитният комитет изразява становище и може да даде препоръки, които се представят на ръководителя на организацията и на председателя на колективния орган за управление, ако има такъв.

Чл. 28. В едноседмичен срок одитният комитет разглежда и приема с решение представения от ръководителя на вътрешния одит годишен доклад за дейността по вътрешен одит.

Чл. 29. (1) По своя преценка одитният комитет може да се запознава с одитни доклади, приложенията към тях и всички работни документи от извършени одитни ангажименти, включително неприключени, във връзка с правомощията си по чл. 31, 33 и 34.

(2) Одитният комитет може да извършва текущ преглед на качеството на представените от ръководителя на вътрешния одит документи за съответствие на дейността по вътрешен одит с действащото законодателство и да изразява становище, което се изпраща на ръководителя на организацията и на ръководителя на вътрешния одит.

(3) Становището по ал. 2 не може да бъде основание за спиране на одитния ангажимент или за промяна на одобрените стратегически и годишни планове.

Чл. 30. Одитният комитет по своя преценка може да изисква от ръководителя на вътрешния одит и от ръководителя на организацията документи, свързани с дейността по вътрешен одит в организацията, и да дава становища с оглед на подобряване на дейността по вътрешен одит.

Чл. 31. (1) Одитният комитет наблюдава процесите по функциониране на системата за вътрешен контрол и управление на риска, както и системата за превенция и противодействие на измамите в организацията с цел да оцени тяхното функциониране и да осигури навременното им актуализиране при промени в условията, като:

1. може да изисква от ръководителя на организацията документи, свързани с управлението на риска, включително риск-регистри, стратегии и правила за управление на риска и др.;

2. председателят на одитния комитет може да присъства на заседания на съответните органи, работни групи и др., отговорни за управлението на риска в организацията, след предварително съгласуване с ръководителя на организацията.

(2) (Изм. - ДВ, бр. 88 от 2020 г.) Периодичността и начинът на извършване на наблюдението по ал. 1 се определят в статута на одитния комитет.

(3) Когато при прегледа по ал. 1 бъдат констатирани несъответствия с действащото законодателство и/или с вътрешните правила, одитният комитет изготвя мотивирано становище с препоръки, което се представя на ръководителя на организацията и на председателя на колективния орган за управление, ако има такъв.

(4) При неизпълнение на препоръките по ал. 3 одитният комитет може да уведоми министъра на финансите.

(5) Одитният комитет наблюдава изпълнението на препоръките, предоставени от вътрешния одит при одитните ангажименти.

Чл. 32. Одитният комитет осъществява взаимодействие с външните одитори, като:

1. може да кани външни одитори на заседания на одитния комитет;

2. изразява мотивирано становище по решенията на ръководителя на организацията за наемане на външни одитори, когато по силата на нормативен акт се налага това;

3. извършва преглед на предложения одитен обхват и подход на външните одитори, включително координирането на работата им с тази на вътрешния одит, когато това не противоречи на друг нормативен акт;

4. изразява становища по проектите на доклади на външните одитори, които предоставя на ръководителя на организацията.

Чл. 33. (1) Одитният комитет наблюдава процесите на финансово отчитане в организацията с цел да оцени тяхното функциониране и да осигури навременното им актуализиране при промени в условията, като за целта може да се запознава с текущите финансови отчети, годишния финансов отчет, отчета за касовото изпълнение, както и със системата за двоен подпис и предварителен контрол, преди поемане на задължение и извършване на разход, както и с други относими документи.

(2) (Изм. - ДВ, бр. 88 от 2020 г.) Периодичността и начинът на извършване на наблюдението по ал. 1 се определят в статута на одитния комитет.

(3) Когато при прегледа по ал. 1 бъдат констатирани несъответствия с действащото законодателство и/или с вътрешните правила, одитният комитет изготвя мотивирано становище с препоръки, което се представя на ръководителя на организацията и на председателя на колективния орган за управление, ако има такъв.

Чл. 34. (Изм. - ДВ, бр. 88 от 2020 г.) Одитният комитет наблюдава ефективността на системите за вътрешен контрол в организацията, като дава становища, включително разглежда и приема с решение доклада за състоянието на системите за финансово управление и контрол по чл. 5 от Наредбата за формата, съдържанието, сроковете, реда и начина за представяне на информация по чл. 8, ал. 1 от Закона за финансовото управление и контрол в публичния сектор, приета с Постановление № 242 на Министерския съвет от 2019 г. (ДВ, бр. 76 от 2019 г.).

Чл. 35. (Изм. - ДВ, бр. 88 от 2020 г.) В случай на неизпълнение на препоръките по чл. 18, ал. 5, т. 4, 6 и 7 от Закона за вътрешния одит в публичния сектор от ръководителя на организацията и несъгласуване на статута на звеното за вътрешен одит и на стратегическите и годишните планове за дейността по вътрешен одит одитният комитет уведомява писмено министъра на финансите.

Чл. 36. (1) В срок до 1 февруари председателят на одитния комитет изготвя годишен доклад за дейността му през предходната година, който представя на ръководителя на организацията, на председателя на колективния орган за управление, ако има такъв, а за общините - на председателя на общинския съвет.

(2) В срок до 10 март ръководителят на организацията изпраща годишния доклад по ал. 1 на министъра на финансите.

(3) Годишният доклад за дейността на одитния комитет се публикува на вътрешната електронна страница на организацията.