НАРЕДБА ЗА РЕДА ЗА ОРГАНИЗИРАНЕТО, ОБРАБОТВАНЕТО, ЕКСПЕРТИЗАТА, СЪХРАНЯВАНЕТО И ИЗПОЛЗВАНЕТО НА ДОКУМЕНТИТЕ В УЧРЕЖДЕНСКИТЕ АРХИВИ НА ДЪРЖАВНИТЕ И ОБЩИНСКИТЕ ИНСТИТУЦИИ ОТ 2009 Г.

Чл. 12. (Изм. - ДВ, бр. 8 от 2012 г., в сила от 27.01.2012 г.) Ръководителят на организацията създава учрежденски архив и определя със заповед лице, изпълняващо функциите на завеждащ учрежденския архив.

Чл. 13. Учрежденският архив има следните функции:

1. приемане на документи;

2. регистриране и съхраняване на приетите документи;

3. създаване на справочен апарат към документите;

4. предоставяне на документите за използване;

5. извършване на експертиза по ценността на документите;

6. предаване на ценните документи в съответния държавен архив.

Чл. 14. Ръководителите на организации при преобразуване на техни структури уведомяват в едномесечен срок съответния държавен архив и съгласувано с него определят условията и реда на съхраняване и опазване на документите на реорганизираните структури.

Чл. 15. При наличие на документи на друга организация се уведомява съответният държавен архив.

Чл. 16. В учрежденския архив се приемат:

1. приключилите до 31 декември на текущата година дела от деловодството и другите структурни звена - не по-късно от 30 юни на следващата календарна година;

2. аналогови аудио-визуални документи след извършени монтаж и технически контрол.

Чл. 17. (1) (Нова - ДВ, бр. 8 от 2012 г., в сила от 27.01.2012 г.) В организациите, които създават, съхраняват и използват научно-технически документи, се създава технически архив.

(2) (Предишна ал. 1 - ДВ, бр. 8 от 2012 г., в сила от 27.01.2012 г.) Научно-техническите документи се приемат в техническия архив след окончателното им съставяне и оформяне и след приемане от техническия съвет на организацията.

(3) (Предишна ал. 2 - ДВ, бр. 8 от 2012 г., в сила от 27.01.2012 г.) Досиетата на обектите по капитално строителство се приемат в техническия архив след въвеждане на обекта в експлоатация.

Чл. 18. (1) (Изм. - ДВ, бр. 8 от 2012 г., в сила от 27.01.2012 г.) Приемането на делата в учрежденския архив се извършва с приемателно-предавателен протокол по образец съгласно приложение № 1.

(2) За приетите документи се изготвя приемателно-предавателен протокол, неразделна част от който е списъкът.

Чл. 19. (1) Форми за регистриране и отчитане на приетите дела с общоадминистративни и научно-технически документи в учрежденския архив са регистрите на постъпленията по образец съгласно приложение № 2 и списъците, с които се приемат документите в учрежденския архив по образец съгласно приложение № 1.

(2) Регистрите се водят от длъжностното лице, отговарящо за учрежденския архив.

(3) (Изм. - ДВ, бр. 8 от 2012 г., в сила от 27.01.2012 г.) Приемателно-предавателните протоколи се изготвят от предаващите структурни звена.

Чл. 20. За учрежденски архив ръководителят на организацията осигурява подходящи помещения за приемане, съхраняване, обработване и използване на документите.

Чл. 21. (1) Помещенията, определени за архивохранилища, трябва да отговарят на следните оптимални изисквания:

1. да са пожарообезопасени;

2. да бъдат сухи, леснопроветриви и изолирани от пряко действие на слънчеви лъчи;

3. през тях да не минават канализационни, топлопроводни и газоотоплителни пътища;

4. електрическата инсталация да е закрита; не се допуска използване на открити осветителни и отоплителни уреди;

5. пространствената подредба да осигурява лесен и удобен достъп до съхраняваните документи;

6. да е осигурено със средства за ограничаване на физическия достъп чрез надеждни заключващи системи и със средства за авариен достъп.

(2) В архивохранилищата на учрежденските архиви се поддържат постоянно следните параметри на температурно-влажностен режим в зависимост от физическия носител:

1. (изм. и доп. - ДВ, бр. 8 от 2012 г., в сила от 27.01.2012 г.) за документи на хартиен носител и позитиви: температура от 16 до 18°С и относителна влажност от 50 ± 5 на сто;

2. (изм. - ДВ, бр. 8 от 2012 г., в сила от 27.01.2012 г.) филмови ленти: температура от 6 до 12°С и относителна влажност от 50 ± 5 на сто;

3. магнитни носители: температура 18°С и относителна влажност 40 на сто.

(3) (Изм. - ДВ, бр. 8 от 2012 г., в сила от 27.01.2012 г.) За контрол на температурно-влажностните параметри е необходимо архивохранилището да има термометър и влагомер или термохидрограф, като данните се записват ежеседмично в дневник.

(4) Архивохранилищата на учрежденските архиви се оборудват с метални стелажи или метални шкафове.

Чл. 22. Два пъти годишно се извършва основно почистване на архивохранилищата, съчетано с дезинфекция, дезинсекция и дератизация.

Чл. 23. (Изм. - ДВ, бр. 8 от 2012 г., в сила от 27.01.2012 г.) В общия план на организацията за управление при кризи се включва раздел за действията и по отношение на учрежденския архив.

Чл. 24. (1) (Изм. - ДВ, бр. 8 от 2012 г., в сила от 27.01.2012 г.) Подреждането на документите в архивохранилищата се извършва по схема, изготвена по структурно-хронологичен принцип.

(2) Делата с общоадминистративни документи се поставят и съхраняват в твърди папки или в кутии. Твърдите папки и подвързаните томове се съхраняват във вертикално положение.

Чл. 25. (1) Оригиналите и копията на научно-техническите документи се съхраняват в отделни помещения.

(2) Оригиналните конструкторски документи се съхраняват:

1. по формат и по възходящ ред на означенията за всеки формат и индекс на изделието или индекс на организацията;

2. по възходящ ред на означенията в рамките на индекса на изделието без разделяне по формати.

(3) Оригиналните технологични документи се съхраняват:

1. по вид технологични документи;

2. по видове работи;

3. комплексно - за всяка разработвана технология за изделие.

(4) Оригиналните проектни документи се съхраняват:

1. по части на проекта;

2. по подобекти със съответните части на проекта.

(5) Оригиналните научноизследователски документи се съхраняват по реда на постъпването им в техническия архив.

(6) Оригинали, изпълнени на формат, по-малки от А0, се съхраняват в разгънат вид или на рула.

(7) Допуска се сгъването на оригинали на проектни документи.

(8) Копията на научно-техническите документи се съхраняват в папки, съдържащи не повече от 150 листа с формат А4. При по-голям обем документите се обособяват в няколко тома.

(9) Допуска се и полистно съхраняване на копия на научно-технически документи.

Чл. 26. Аналогови аудио-визуални документи се съхраняват в кутии, като:

1. снимките се съхраняват в индивидуални пликове;

2. отделни части от филми (отделни кадри) се съхраняват в класьори;

3. микрофилмите се съхраняват навити на некорозивни метални или пластмасови ролки, поставени в кутии; проверяват се на всеки две години и при необходимост се правят копия; нестабилните (ацетатните) филми се изолират от другите и се дублират;

4. магнитни аудиоленти се съхраняват далече от магнитни полета.

Чл. 27. В помещенията, определени за архивохранилища, се съхраняват само документи.

Чл. 28. Достъп до архивохранилищата имат само длъжностните лица, отговарящи за съхраняването и използването на документите от архива, и в тяхно присъствие - лица, оторизирани да извършват контрол по опазването и съхраняването на документите.

Чл. 29. (1) Документите в учрежденския архив се използват от служителите съгласно вътрешните правила.

(2) Външни потребители използват документите след разрешение от ръководителите на организациите съгласно разпоредбите на Закона за достъп до обществената информация.

(3) (Изм. - ДВ, бр. 8 от 2012 г., в сила от 27.01.2012 г.) Изнасянето на документи извън организациите за нуждите на специализирани държавни органи се извършва съобразно действащото законодателство и след писмено разрешение от ръководителя на организацията.

(4) (Изм. - ДВ, бр. 8 от 2012 г., в сила от 27.01.2012 г.) За всяко изнасяне и връщане на документи извън организациите се изготвя предавателно-приемателен протокол, в който се описват документите, определя се срокът за използване и се декларира ангажиментът за връщането им в учрежденския архив.

(5) (Доп. - ДВ, бр. 8 от 2012 г., в сила от 27.01.2012 г.) При установяване на липси и увреждания след връщането на документите в учрежденския архив се съставя протокол и писмено се уведомява ръководителят на организацията, а за документите - обект на Националния архивен фонд - съответният държавен архив.

Чл. 30. (1) За всяко посещение и използване на документите в учрежденския архив се води отчет в дневник по образец съгласно приложение № 3.

(2) На мястото на извадените за използване документи длъжностното лице, отговарящо за учрежденския архив, поставя заместител по образец съгласно приложение № 4.

(3) (Нова - ДВ, бр. 8 от 2012 г., в сила от 27.01.2012 г.) Длъжностното лице, отговарящо за учрежденския архив, проверява състава и състоянието на документите преди и след използване.

Чл. 31. (Отм. - ДВ, бр. 8 от 2012 г., в сила от 27.01.2012 г.)

Общи положения

Чл. 32. Експертиза на ценността на документите е процес на определяне на ценността им въз основа на критерии, определени в чл. 47.

Чл. 33. На експертиза подлежат всички документи, създадени в организацията или постъпили отвън.

Чл. 34. (1) При закриване или заличаване на организация се извършва експертиза на ценността на документите при спазване разпоредбите на чл. 51 от ЗНАФ.

(2) (Изм. - ДВ, бр. 8 от 2012 г., в сила от 27.01.2012 г.) При приватизация на организация новият собственик е задължен да организира експертиза на ценността на документите и в 6-месечен срок от датата на приватизацията да предаде ценните документи в съответния държавен архив.

(3) (Нова - ДВ, бр. 8 от 2012 г., в сила от 27.01.2012 г.) При преструктуриране на организация, ликвидиране с правоприемник/ци или обявяване в несъстоятелност ръководителят на организацията е длъжен съгласувано със съответния държавен архив да предприеме мерки по съхраняването на документите.

Чл. 35. Експертизата включва следните етапи:

1. текуща експертиза;

2. междинна експертиза;

3. окончателна експертиза.

Текуща експертиза

Чл. 36. Текущата експертиза включва:

1. определяне на сроковете за съхранение на документите чрез изготвяне номенклатура на делата и списък на видовете документи;

2. формиране на делата по номенклатурата и подготовката им за предаване от структурните звена в учрежденския архив.

Чл. 37. (1) Номенклатура на делата е систематичен списък на наименованията на делата, които предстои да се образуват от дейността на организацията, с посочени срокове за запазването им и обхваща всички документи.

(2) (Изм. - ДВ, бр. 8 от 2012 г., в сила от 27.01.2012 г.) Номенклатурата се съставя и подписва от членовете на експертната комисия, одобрява се от ръководителя на организацията и се утвърждава от ръководителя на съответния държавен архив.

(3) (Изм. - ДВ, бр. 8 от 2012 г., в сила от 27.01.2012 г.) Утвърдената номенклатура се внедрява от 1 юли на същата година или от началото на следващата календарна година.

Чл. 38. (1) Към номенклатурата на делата се изготвят класификационна схема, указание за прилагането й и списък на съкращенията.

(2) Класификационната схема е план, който определя реда на групиране на делата в раздели и подраздели според определени техни общи признаци, и може да бъде изградена на структурен, функционален или смесен принцип.

(3) В указанието за прилагане номенклатурата на делата се посочват специфичните особености, структурата, организацията на документите в делата съобразно техния носител, начините за прилагане на номенклатурата, индексацията на делата.

Чл. 39. В номенклатурата се посочват сроковете за запазване на делата в зависимост от ценността на включените в тях документи:

1. за постоянно запазване ("П") - с историческо значение, които се използват за научни и практически цели, и за нуждите на управлението; предават се за съхраняване в държавните архиви след изтичане на срока им по чл. 46, ал. 1 от ЗНАФ и извършване на експертиза;

2. (изм. - ДВ, бр. 8 от 2012 г., в сила от 27.01.2012 г.) с определен срок на запазване и знак "ЕК" - в които е възможно да бъдат отложени документи, подлежащи на постоянно запазване; след изтичане на определените срокове документите подлежат на преглед от експертната комисия с цел окончателно определяне на историческото им значение;

3. (изм. - ДВ, бр. 8 от 2012 г., в сила от 27.01.2012 г.) за дългосрочно запазване (50, 75, 100, 130 години) - които имат дългосрочно справочно значение за функциите на организацията, за уреждане на трудово-правни и служебни отношения, имотно и гражданско състояние и др.; след изтичане на сроковете за съхраняване в организацията, посочени в закон, Държавна агенция "Архиви" определя тяхното историческо значение;

4. с кратък срок на запазване - с временно-оперативно справочно значение.

Чл. 40. Номенклатурата на делата се оформя по образец съгласно приложение № 5.

Чл. 41. Списъкът на видовете документи със срокове за съхранение обхваща цялата документация на дадена организация и е по образец съгласно приложение № 6.

Междинна експертиза

Чл. 42. (Изм. - ДВ, бр. 8 от 2012 г., в сила от 27.01.2012 г.) Междинна експертиза се извършва в учрежденския архив при необходимост и в зависимост от утвърдените в номенклатурата срокове.

Чл. 43. Междинната експертиза включва:

1. заделяне на неценни документи с изтекли срокове на съхраняване;

2. заделяне на документи за постоянно запазване.

Чл. 44. (1) (Изм. - ДВ, бр. 8 от 2012 г., в сила от 27.01.2012 г.) Неподлежащите на запазване документи се описват във:

1. акт за унищожаване на неценни документи по образец съгласно приложение № 7 след изтичане на определените срокове на съхраняване;

2. акт за унищожаване на научно-технически документи по образец съгласно приложение № 7а след изтичане на практическото им приложение.

(2) Актът за унищожаване се подписва от членовете на експертната комисия и се утвърждава от ръководителя на организацията.

(3) Екземпляр от утвърдения акт се изпраща в двумесечен срок преди унищожаването на документите за сведение в съответния държавен архив.

(4) Когато представеният акт не отговаря на образеца, съответният държавен архив го връща за корекция.

(5) В срока по ал. 3 съответният държавен архив по своя преценка може да извърши проверка на предложените за унищожаване документи.

(6) При наличие в акта на ценни документи по смисъла на ЗНАФ съответният държавен архив незабавно извършва проверка на място и изготвя констативен протокол.

(7) В случаите, когато в акта не са включени ценни документи по смисъла на ЗНАФ, съответният държавен архив приема акта за сведение и уведомява писмено организацията.

Чл. 45. Документите, заделени за постоянно запазване, се оформят в дела и се описват в работен опис на ценните общоадминистративни документи по образец съгласно приложение № 8 и в работен опис на ценните научно-технически документи по образец съгласно приложение № 9.

Окончателна експертиза и обработка на документите

Чл. 46. (1) Окончателната експертиза се извършва в учрежденския архив след изтичане на срока, посочен в чл. 46, ал. 1 от ЗНАФ, и предварително съгласуване със съответния държавен архив, когато организацията е негов фондообразувател.

(2) Фондообразувателите на държавните архиви се определят по критерии, утвърдени от председателя на Държавна агенция "Архиви".

Чл. 47. (Изм. - ДВ, бр. 8 от 2012 г., в сила от 27.01.2012 г.) Критерии за определяне ценността на документите са:

1. за общоадминистративните документи:

а) съдържание (значимост на информацията, повторяемост на информацията, цялост и завършеност на текста, интензивност на документиране на събитието);

б) вид и разновидност на документа;

в) оригиналност и оформление (бележки и резолюции върху документа, външни особености при оформяне на документа, включително палеографски, художествени и др.);

г) значимост на организацията, автора и събитието;

д) време и място на създаване на документа;

е) физическо състояние;

ж) комплектност и пълнота;

2. за научно-техническите документи:

а) съдържание (степен на информативност; принципна новост; значение за развитието на науката, икономиката и промишлеността; удостоени с национални и международни награди);

б) уникалност;

в) значимост на организацията, автора;

г) физическо състояние;

д) комплектност и пълнота.

Чл. 48. Критериите за определяне ценността на документите се прилагат в тяхната взаимовръзка.

Чл. 49. Окончателната експертиза включва:

1. полистен преглед на делата със знак "П";

2. полистен преглед на делата със знак "ЕК";

3. определяне на делата, неподлежащи на запазване;

4. преглед на документите с дългосрочно справочно значение;

5. определяне на научно-техническите разработки, чиято документация подлежи на предаване в държавен архив.

Чл. 50. В резултат на експертизата документите се систематизират в 3 групи:

1. документи за постоянно запазване, подлежащи на предаване в държавен архив, които образуват архивния фонд на организацията;

2. документи с дългосрочно справочно значение, чиито срокове на съхранение не са изтекли и остават в организацията;

3. документи, определени като неценни, подлежащи на унищожаване.

Чл. 51. (1) Документите за постоянно запазване, подредени по хронология, се оформят в архивни единици, на които се съставят заглавия.

(2) (Изм. - ДВ, бр. 8 от 2012 г., в сила от 27.01.2012 г.) Заглавието за общоадминистративните документи включва вида на документите, автор, адресат, въпрос или въпроси, третирани в документите, място и време на събитието, оригиналност, техника на създаване, език, външни и други особености.

(3) (Изм. - ДВ, бр. 8 от 2012 г., в сила от 27.01.2012 г.) Заглавието за научно-техническите документи включва наименование на разработката (обекта, изделието, технологичния процес, темата), оригиналност и език.

(4) Когато делото се състои от няколко тома, всеки том се обособява в отделна архивна единица. На архивните единици се поставя общо заглавие, включващо и поредния номер на том.

Чл. 52. На архивните единици, оформени в обем не повече от 250 листа, се извършва техническа обработка, която включва номериране, почистване от метални крепители, поставяне на заглавен лист по образец съгласно приложение № 10 и на заверителен надпис по образец съгласно приложение № 11.

Чл. 53. Резултатите от експертизата се оформят в следните документи на хартиен носител и в електронен формат:

1. за общоадминистративните документи:

а) инвентарен опис на документи за постоянно запазване по образец съгласно приложение № 12;

б) опис на документи с дългосрочно справочно значение по образец съгласно приложение № 13;

в) опис на документи, определени като неценни по образец съгласно приложение № 14;

2. за научно-техническите документи - инвентарни описи по образци съгласно приложения № 15, 16, 17 и 18;

3. историческа справка;

4. протокол на експертната комисия.

Чл. 54. (Изм. - ДВ, бр. 8 от 2012 г., в сила от 27.01.2012 г.) Когато част от документите, определени за постоянно запазване, са в електронен формат, те се прехвърлят на хартиен носител със съответната заверка.

Чл. 55. (1) Инвентарният опис на документите за постоянно запазване включва заглавията на архивните единици, систематизирани по класификационна схема.

(2) Класификационната схема е план, определящ реда на групиране на архивните единици в описа, и е неразделна част от него.

Чл. 56. (Изм. - ДВ, бр. 8 от 2012 г., в сила от 27.01.2012 г.) Инвентарният опис се състои от заглавен лист, класификационна схема, описателна част с рекапитулация.

Чл. 57. Заглавният лист съдържа:

1. наименованието на съответния държавен архив;

2. наименованието на фонда - пълното и съкратеното наименование на организацията (фондообразувател) в момента на регистриране в съответния държавен архив;

3. в хронологичен ред се изброяват всички промени в наименованията (от първото до последното) с означаване на крайните дати на всяко от тях;

4. фонд № .... (попълва се по списъка на фондовете в съответния държавен архив);

5. пореден номер на описа (дава се от съответния държавен архив);

6. начална и крайна дата на включените в описа документи;

7. (изм. - ДВ, бр. 8 от 2012 г., в сила от 27.01.2012 г.) брой на листовете на описателната част.

Чл. 58. В описателната част на инвентарния опис за всяка архивна единица се включва:

1. за общоадминистративни документи:

а) пореден номер;

б) индекс от класификационната схема на инвентарния опис;

в) заглавие;

г) начална и крайна дата на документите;

д) брой на листовете;

е) забележка;

2. (изм. - ДВ, бр. 8 от 2012 г., в сила от 27.01.2012 г.) за научно-техническите документи:

а) пореден номер;

б) означение, шифър;

в) заглавие на архивната единица;

г) стадий, фаза, част;

д) година на създаване;

е) брой листове (текстови и графични);

ж) организация - автор; автор на разработката (при отчети по теми);

з) забележка.

Чл. 59. В края на инвентарния опис се прави рекапитулация на общия брой описани архивни единици, изписани с цифри и думи.

Чл. 60. (1) Историческата справка се състои от история на фондообразувателя и история на фонда.

(2) В историята на фондообразувателя се посочват:

1. (отм. - ДВ, бр. 8 от 2012 г., в сила от 27.01.2012 г.)

2. дата на създаване на организацията и нормативен акт, ведомствена подчиненост, предмет на дейност;

3. структура и функции на организацията;

4. промени в наименованието, функциите, структурата и подведомствената подчиненост на организацията с посочване на съответните нормативни актове;

5. обстоятелства и дата на закриване/заличаване на организацията с посочване на съответните нормативни актове.

(3) В историята на фонда се посочват:

1. сведения за историята на архивния фонд (начинът на формирането му);

2. поредността на експертизата, крайните дати и физическото състояние на документите в него;

3. (доп. - ДВ, бр. 8 от 2012 г., в сила от 27.01.2012 г.) сведения и причини за липсващи ценни документи.

Чл. 61. (Изм. - ДВ, бр. 8 от 2012 г., в сила от 27.01.2012 г.) Историческа справка се съставя при всяко предаване на документи в държавен архив. При всяко последващо предаване след първоначалното се съставя Допълнение към историческата справка, като в частта "История на фондообразувателя" се отразяват само промените, настъпили в периода след последното предаване.

Чл. 62. Резултатите от експертизата се отразяват в протокол за работата на експертната комисия, в който последователно се отбелязват:

1. съставът на експертната комисия с посочване длъжността на всеки от членовете й;

2. използваните нормативни актове по време на експертизата;

3. периодът на документите, включени в съответните описи, и техният обем;

4. местонахождението на документите от справочен характер и длъжностното лице, отговарящо за тях;

5. (изм. - ДВ, бр. 8 от 2012 г., в сила от 27.01.2012 г.) основания за унищожаване на документите;

6. особени случаи, срещнати при експертизата, и тяхното разрешаване;

7. липсващи ценни документи и причините за това;

8. окончателните решения на експертната комисия.

Чл. 63. (Изм. - ДВ, бр. 8 от 2012 г., в сила от 27.01.2012 г.) Подготвените от експертната комисия протокол, историческа справка и описи се представят в съответния държавен архив за методически контрол от Експертно-проверочната комисия (ЕПК).

Чл. 64. В едномесечен срок ЕПК разглежда заключенията на експертната комисия в организацията по експертизата за ценността на документите.

Чл. 65. След нанасяне на корекции в съответствие с решенията на ЕПК протоколът на експертната комисия, историческата справка и описите, изготвени в три екземпляра на хартиен носител, се подписват от членовете на експертната комисия и се одобряват от ръководителя на организацията.

Чл. 66. (Изм. - ДВ, бр. 8 от 2012 г., в сила от 27.01.2012 г.) (1) Описите се утвърждават от ръководителя на съответния държавен архив.

(2) Два екземпляра от изготвените по чл. 65 документи се съхраняват в съответния държавен архив, приемащ документите за постоянно запазване, а един екземпляр се връща на организацията.

Чл. 67. (1) (Изм. - ДВ, бр. 8 от 2012 г., в сила от 27.01.2012 г.) Определените за постоянно съхраняване документи се предават в съответния държавен архив с разписка за приемане/предаване в два екземпляра.

(2) (Доп. - ДВ, бр. 8 от 2012 г., в сила от 27.01.2012 г.) Подготовката на документите, поставянето им в кутии и транспортирането им до архивохранилище на съответния държавен архив се извършват от организацията за нейна сметка.