Държавен вестник, брой 45 от 28.V

Чл. 1. С инструкцията се определят условията и редът за организиране, поддържане и достъп до електронния регистър по чл. 328, ал. 1, т. 1 от Закона за отбраната и въоръжените сили на Република България (ЗОВСРБ).

Чл. 2. Електронният регистър по чл. 328, ал. 1, т. 1 ЗОВСРБ е реализиран с информационна система "Автоматизирана система за управление на човешките ресурси".

Чл. 3. Автоматизираната система за управление на човешките ресурси осигурява процесите по:

1. създаване, съхраняване, обмен, защита, контрол и поддържане в актуално състояние на единен информационен ресурс за организационно-щатната структура, военнослужещите и цивилните служители в Министерството на отбраната, структурите на пряко подчинение на министъра на отбраната и Българската армия, с изключение на Служба "Военно разузнаване";

2. създаване, поддържане в актуално състояние, обменяне, защита и съхраняване на информация за ресурсите от резерва и за комплектуването на въоръжените сили при условия и по ред, определени с наредба на Министерския съвет по чл. 4, ал. 3 от Закона за резерва на въоръжените сили на Република България.

Чл. 4. Директорът на структурата по управление на човешките ресурси към министъра на отбраната координира и контролира дейностите по поддържането на регистъра по чл. 2, както и координира дейностите по развитието на Автоматизираната система за управление на човешките ресурси.

Чл. 5. Автоматизираната система за управление на човешките ресурси е интегрирана съвкупност от взаимнообвързани и допълващи се подсистеми и модули, използващи единна номенклатура и база данни.

Чл. 6. (1) Автоматизираната система за управление на човешките ресурси функционира в средата на Комуникационна и информационна система "ЩИТ" (КИС "ЩИТ"), предназначена за обмен на класифицирана информация.

(2) Достъпът до Автоматизираната система за управление на човешките ресурси се предоставя на определени длъжностни лица за осъществяване на възложените им функции или задачи след получен достъп до електронните услуги в КИС "ЩИТ".

Чл. 7. В Автоматизираната система за управление на човешките ресурси се обработва и съхранява информация с ниво на класификация до "Поверително" включително.

Чл. 8. Автоматизираната система за управление на човешките ресурси осигурява:

1. изграждане на организационна структура на подчиненост;

2. изготвяне на длъжностни разписания и щатове;

3. въвеждане и поддържане в актуално състояние на персонални данни на военнослужещите и цивилните служители в Министерството на отбраната, структурите на пряко подчинение на министъра на отбраната и Българската армия, с изключение на Служба "Военно разузнаване";

4. въвеждане и поддържане в актуално състояние на персоналните данни на личния състав от ресурсите от резерва;

5. подготовка на документи и управление на ежедневната административна дейност по личния състав;

6. планиране и отчет на подготовката и развитието на военнослужещите, цивилните служители и резервистите;

7. подготовка на обобщени сведения, справки, списъци и др. по нива на управления и конкретни военни формирования/структури;

8. финансово осигуряване - изчисляване на работни заплати, парично-вещево осигуряване и всички видове отчисления на военнослужещите и цивилните служители.

Чл. 9. Основни правила за достъп и работа в Автоматизираната система за управление на човешките ресурси:

1. достъпът до системата се осъществява с персонален акаунт (потребителско име и парола) за всеки потребител;

2. по-високото йерархично звено осигурява работата и контролира въвеждането на данните на подчинените си звена;

3. на всяко ниво могат да се генерират справки върху достъпния обем от информация - съобразно правата на достъп;

4. правата на достъп на потребителите до информация в Автоматизираната система за управление на човешките ресурси се осигурява чрез системните функции, при спазване на принципа "необходимост да се знае" и отчитане на нивото на класификация на информацията, достъпвана от съответния потребител.

Чл. 10. (1) Командирът (началникът) на военното формирование или ръководителят на съответната структура със своя заповед определя потребителите на Автоматизираната система за управление на човешките ресурси, структурите/военните формирования, за които се дават правата, както и конкретния достъп до съответните подсистеми и модули. Заповедта се съгласува с длъжностното лице по защита на личните данни.

(2) Командирът (началникът) на военното формирование или ръководителят на съответната структура със своя ежегодна заповед организира и контролира процесите по въвеждане и актуализиране на данните в Автоматизираната система за управление на човешките ресурси, като определя сроковете и дейностите по:

1. синхронизиране на данните в подсистема "Персонални данни за служителите" на Автоматизираната система за управление на човешките ресурси с азбучните служебни карти (АСК) и служебните дела - за военнослужещите, и с трудовите или служебните досиета - за цивилните служители;

2. запознаване на военнослужещите и цивилните служители с персоналните данни, които се обработват и съхраняват в Автоматизираната система за управление на човешките ресурси за тях, за актуализиране съгласно чл. 12, т. 1;

3. предоставяне на документи за удостоверяване на липсващата информация от военнослужещите и цивилните служители на длъжностните лица от структурите по управление на човешките ресурси (по личния състав) съгласно чл. 12, т. 2.

Чл. 11. (1) В Автоматизираната система за управление на човешките ресурси се събират, обработват и съхраняват лични данни само за нуждите на отбраната.

(2) Потребителите на Автоматизираната система за управление на човешките ресурси по чл. 10, ал. 1 са обработващи лични данни по смисъла на Закона за защита на личните данни с произтичащите от това права и задължения и се определят на основание длъжностната характеристика или акт на министъра на отбраната.

(3) Министърът на отбраната със свой акт прилага мерки по сигурността на обработването и защитата на личните данни в информационната система.

Чл. 12. Актуализация на лични данни се извършва:

1. по искане на лицето, за което се отнасят личните данни, когато то е установило, че е налице грешка или непълнота в тях и удостовери това с документ;

2. по инициатива на обработващия лични данни - при наличие или изискване на документ, даващ основание за актуализация.

Чл. 13. Подсистема "Организационни структури" ("Указател") осигурява дейностите по създаване и поддържане на организационната структура на въоръжените сили.

Чл. 14. Подсистема "Щатове и длъжностни разписания" ("Рожен") осигурява дейностите по създаване и поддържане в нужния обем на информация за щатове, длъжностни разписания и длъжностни характеристики.

Чл. 15. Подсистема "Персонални данни за служителите" ("Витоша") осигурява дейностите по:

1. създаване и поддържане на персонални данни на личния състав по чл. 3, т. 1;

2. подготовка и отпечатване на служебните карти на военнослужещите от Министерството на отбраната, структурите на пряко подчинение на министъра на отбраната и Българската армия, с изключение на Служба "Военно разузнаване".

Чл. 16. Подсистема "Труд и работни заплати" осигурява дейностите по изчисляване на работните заплати на личния състав по чл. 3, т. 1, както и за подготовка на данни в съответствие с приложимото законодателство.

Чл. 17. Подсистема "СТАНАГ" осигурява дейностите по планиране, въвеждане и отпечатване на резултати от проведени изпити по стандарт STANAG 6001 на личния състав по чл. 3, т. 1.

Чл. 18. Модул "Разрешения за достъп до класифицирана информация" осигурява дейностите по въвеждане на издадени/отнети/прекратени разрешения за достъп до национална класифицирана информация и сертификати за достъп до класифицирана информация на НАТО и ЕС на личния състав по чл. 3, т. 1.

Чл. 19. Модул "Атестиране" осигурява дейностите по въвеждане на данните от електронните атестационни формуляри на военнослужещите от Министерството на отбраната, структурите на пряко подчинение на министъра на отбраната и Българската армия, с изключение на Служба "Военно разузнаване", както и за генериране на справки, свързани с дейностите по атестиране на военнослужещите.

Чл. 20. Модул "Квалификация" осигурява дейностите по планиране и отчет на обучението, квалификацията и преквалификацията на личния състав по чл. 3, т. 1.

Чл. 21. Модул "Отчет на ресурсите от резерва" осигурява дейностите по водене на отчет на ресурсите от резерва по чл. 3, т. 2, управление на мобилизационните ресурси и анализ на мобилизационната готовност.

Чл. 22. Модул "Кандидати" осигурява дейностите по водене на отчет на кандидатите за военна служба по чл. 3, т. 2.

Чл. 23. Модул "Безопасност и здраве при работа" осигурява дейностите по генериране на необходимите документи и анализиране на трудовите злополуки в Министерството на отбраната, структурите на пряко подчинение на министъра на отбраната и Българската армия, с изключение на Служба "Военно разузнаване".

Чл. 24. Правата на потребителите при работа с подсистеми и модули в Автоматизираната система за управление на човешките ресурси са:

1. "Създаване и редактиране";

2. "Разглеждане";

3. "Отпечатване";

4. "Въвеждане";

5. "Изготвяне на служебни карти";

6. "Въвеждане на оценка от операция/мисия";

7. "Управление на квалификацията";

8. "Военно формирование";

9. "Обучаваща организация";

10. "Управление на резерва";

11. "Военно окръжие";

12. "Управление на кандидатите";

13. "Управление".

Чл. 25. За работа в подсистема "Организационни структури" се предоставят права за "Създаване и редактиране" на потребителя, който може да създава и редактира организационната структура.

Чл. 26. За работа в подсистема "Щатове и длъжностни разписания" се предоставят следните права:

1. "Създаване и редактиране" - потребителят може да създава нов щат или длъжностно разписание ("Собственик на щата") и може да предоставя права над тях на други потребители; може да редактира щатове и длъжностни разписания, след като техният "Собственик" му е предоставил права;

2. "Разглеждане" - потребителят може да преглежда щатове и длъжностни разписания, след като техният собственик му е предоставил права;

3. "Копиране" - потребителят може да копира "Щатове и длъжностни разписания";

4. "Отпечатване" - потребителят може да печата "Щатове и длъжностни разписания".

Чл. 27. За работа в подсистема "Персонални данни за служителите" се предоставят следните права:

1. "Въвеждане" - потребителят може да въвежда, променя или изтрива данни на служителите, достъпни от предоставените му права по организационната структура;

2. "Разглеждане" - потребителят може само да преглежда данните на служителите, достъпни от предоставените му права по организационната структура;

3. "Изготвяне на служебни карти" - потребителят може да изготвя и отпечатва служебни карти на военнослужещите;

4. "Въвеждане на оценка от операция/мисия" - потребителят може да въвежда данни от формуляра за оценка на изпълнението на функционалните задължения от военнослужещите при участие в операции и мисии.

Чл. 28. За работа в подсистема "Труд и работни заплати" се предоставят права за достъп "Въвеждане" на потребителя, който може да подготвя данни за всички видове начисления, удръжки и отсъствия за изчисляване на заплатите на служителите, достъпни от предоставените му права по организационната структура.

Чл. 29. За работа в подсистема "Разрешения за достъп до класифицирана информация" се предоставят права за достъп "Въвеждане" на потребителя, който може да актуализира данните за издадени, отнети или прекратени разрешения за достъп до национална класифицирана информация и сертификати за достъп до класифицирана информация на НАТО и ЕС на служителите, достъпни от предоставените му права по организационната структура.

Чл. 30. За работа в подсистема "СТАНАГ" се предоставят следните права:

1. "Създаване и редактиране" - потребителят може да създава изпитни сесии, протоколи и определено учебно заведение;

2. "Въвеждане" - потребителят може да въвежда в протоколи явяващите се на изпит за владеене на чужд език, отразява резултатите от проведените изпити;

3. "Отпечатване" - потребителят може да отпечатва сертификати за владеене на чужд език;

4. "Разглеждане" - потребителят може само да преглежда данните съгласно предоставените му права.

Чл. 31. За работа в модул "Квалификация" се предоставят следните права:

1. "Управление на квалификацията" - потребителят може да създава регистър на курсовете за съответната година; обобщава заявките за квалификация и подготвя годишния план за придобиване и повишаване на квалификацията, създава заповедите за провеждане на курсове;

2. "Военно формирование" - потребителят може да изготвя заявки за курсове за служителите, достъпни от предоставените му права по организационната структура;

3. "Обучаваща организация" - потребителят може да планира курсовете по дати и брой обучаеми; отразява крайни резултати от проведените курсове.

Чл. 32. За работа в модул "Атестиране" се предоставя право "Въвеждане" на потребителя, който може да въвежда данни от електронните атестационни формуляри на военнослужещите, както и да генерира справки, свързани с дейностите по атестиране на военнослужещите.

Чл. 33. За работа в модул "Отчет на ресурсите от резерва" се предоставят следните права:

1. "Управление на резерва" - потребителят може да генерира справки за ресурсите от резерва, да въвежда заявки от други министерства, да определя военно окръжие за изпълнение на заявките и да редактира класификатори;

2. "Военно формирование" - потребителят може да въвежда заявки по команди и да прави справки за изпълнението им;

3. "Военно окръжие" - потребителят може да води отчет на резерва, да дава мобилизационно назначение.

Чл. 34. За работа в модул "Кандидати" се предоставят следните права:

1. "Управление на кандидатите" - потребителят може да въвежда заповеди за провеждане на конкурси и техните параметри;

2. "Военно окръжие" - потребителят може да въвежда кандидати и да отразява желанията им за съответния конкурс;

3. "Военно формирование" - потребителят може да отразява резултатите от изпити и класирания.

Чл. 35. За работа в модул "Безопасност и здраве при работа" се предоставят следните права:

1. "Управление" - потребителят може да поддържа класификатори, да анализира трудовите злополуки и условията на труд на работните места;

2. "Военно формирование" - потребителят може да изготвя документи при трудови злополуки; може да създава и редактира информация за условията на труд на работните места.

Чл. 40. Потребител на Автоматизираната система за управление на човешките ресурси е длъжностно лице от Министерството на отбраната, структурите на пряко подчинение на министъра на отбраната и Българската армия, което отговаря на следните условия за достъп до системата:

1. да притежава разрешение за достъп до класифицирана информация до ниво не по-ниско от нивото на класификация на информацията на предоставените електронни услуги в КИС "ЩИТ";

2. да е запознато със своите права и задължения, посочени в инструкцията, и да е преминало обучение в областта на сигурността на КИС "ЩИТ", Автоматизираната система за управление на човешките ресурси и защитата на личните данни;

3. да има предоставени права за достъп до ресурсите на Автоматизираната система за управление на човешките ресурси.

Чл. 41. (1) След три последователни неуспешни опита за влизане в акаунта си в Автоматизираната система за управление на човешките ресурси достъпът на потребителя автоматично се заключва.

(2) Възстановяване на достъпа до Автоматизираната система за управление на човешките ресурси се извършва от администратора по сигурността на Автоматизираната система за управление на човешките ресурси.

Чл. 42. (1) Достъпът до акаунт на потребител, който не е ползван повече от три месеца, се забранява.

(2) Възстановяване на достъпа до Автоматизираната система за управление на човешките ресурси може да се извърши единствено от администратора по сигурността на Автоматизираната система за управление на човешките ресурси.

(3) Акаунтът на потребител, който не е ползван повече от една година, се изтрива.

Чл. 43. (1) Предоставянето на достъп до Автоматизираната система за управление на човешките ресурси се осъществява с изготвяне на електронна заявка за модул "АСУ на ЧР", която се достъпва чрез електронната платформа на "Център за електронни заявки в КИС "ЩИТ", в съответствие с указанията на Главния информационен мениджър, относно създаване на организация за използване на електронни заявки за включване/изключване и предоставяне/снемане на електронни услуги в КИС "ЩИТ" и интернет (домейн armf.bg).

(2) Заявката по ал. 1 включва:

1. звание, име, презиме, фамилия, длъжност на потребителя;

2. структура/военно формирование, адрес, стая, телефон;

3. потребителско име в КИС "ЩИТ";

4. желано ниво за достъп до класифицирана информация в Автоматизираната система за управление на човешките ресурси;

5. права за достъп до структури/военни формирования;

6. права на потребителите при работа с подсистеми и модули в Автоматизираната система за управление на човешките ресурси.

(3) Заявките за достъп се изготвят от определено от ръководителите на съответните структури или командирите/началниците на военни формирования лице.

(4) Заявките за достъп се утвърждават от командира (началника) на военното формирование или ръководителя на съответната структура, издала заповедта по чл. 10, ал. 1, или от оправомощено от него длъжностно лице.

(5) Към заявката по ал. 1 се прикачва копие на заповедта по чл. 10, ал. 1.

Чл. 44. Ръководителят на структура или командирът (началникът) на военно формирование планира и заявява потребностите от обучение на потребителите за работа със съответната подсистема и/или модул на Автоматизираната система за управление на човешките ресурси.

Чл. 45. В десетдневен срок от промяна във функционалните задължения, преназначаване или освобождаване от длъжност на потребител на Автоматизираната система за управление на човешките ресурси ръководителят на съответната структура или командирът/началникът на военно формирование, или оправомощено от тях длъжностно лице изпраща електронна заявка за прекратяване на правата за достъп за работа до съответната подсистема и/или модул чрез електронната платформа на "Център за електронни заявки в КИС "ЩИТ".

Чл. 46. Потребителите от структурите или военните формирования, в които няма разкрити автоматизирани работни места (АРМ) за въвеждане и актуализиране на данните в Автоматизираната система за управление на човешките ресурси, могат да ползват АРМ от други военни формирования/структури или административни звена в МО, определени с акт на министъра на отбраната.

Чл. 47. Като резервни АРМ за въвеждане и актуализиране на данните в Автоматизираната система за управление на човешките ресурси се ползват АРМ на военните окръжия в тяхната зона на отговорност, на старшите щабове/командвания/управления или на военно формирование 26340 - София.

Чл. 48. Командирите/началниците на военни формирования/структури, от чиито АРМ се въвеждат данните в Автоматизираната система за управление на човешките ресурси, със свои заповеди организират използването на автоматизираните работни места.

Чл. 49. На предоставените АРМ по чл. 46 се води дневник за отразяване използването им от други структури/военни формирования.

Чл. 50. (1) Достъпът до АРМ на длъжностни лица от структурите или военните формирования, в които няма разкрити автоматизирани работни места, се разрешава при наличие на съответните акаунти на лицата до КИС "ЩИТ" и АСУ на ЧР.

(2) Организирането на достъпа на лицата по ал. 1 се извършва съвместно между техните командири/началници/ръководители и командирите/началниците/ръководителите по чл. 48.