Държавен вестник, брой 53 от 25.VI

Чл. 1. (Изм. - ДВ, бр. 53 от 2021 г.) Инструкцията определя реда за съставяне, водене и съхраняване на личните кадрови дела на служителите от Министерството на вътрешните работи (МВР), както и условията и реда за тяхното ползване.

Чл. 2. На служителите в МВР се съставя и води лично кадрово дело (ЛКД).

Чл. 3. Личните кадрови дела се съставят и водят от звената "Човешки ресурси" на съответните структури, номерират се по възходящ ред, описват се в дневник (приложение № 1) и се съхраняват в помещения (хранилища), отговарящи на изискванията за съхраняване на материали, съдържащи класифицирана информация.

Чл. 4. Нивото на класификация за сигурност на информацията, събирана и съхранявана в ЛКД на служителите, съответства на най-високото ниво на класификация за сигурност на материал или документ, съхраняван в тях.

Чл. 5. (Изм. - ДВ, бр. 53 от 2021 г.) (1) Обработването на лични данни в ЛКД се осъществява в съответствие с разпоредбите на Закона за защита на класифицираната информация (ЗЗКИ), Закона за защита на личните данни (ЗЗЛД) и Регламент (ЕС) 2016/679 на Европейския парламент и на Съвета от 27 април 2016 г. относно защитата на физическите лица във връзка с обработването на лични данни и относно свободното движение на такива данни и за отмяна на Директива 95/46/ЕО (Общ регламент относно защитата на данните) (ОВ, L 119/1 от 4 май 2016 г.).

(2) Обработването на информацията, съхранявана в личните кадрови дела, се осъществява за целите на:

1. възникването, преминаването и прекратяването на трудовото или служебното правоотношение на служителите;

2. изпълнението на трудовия договор, включително изпълнението на задълженията, установени със закон или с колективни споразумения, управлението, планирането и организацията на работата, равенството и многообразието на работното място, здравословните и безопасни условия на труд, защитата на имуществото на работодателя или на служителя;

3. упражняване и ползване на индивидуална или колективна основа на правата и облагите от заетостта;

4. архивирането в обществен интерес, за научни или исторически изследвания или за статистически цели.

(3) Достъпът до информацията, съхранявана в личните кадрови дела, е ограничен и се осъществява при спазване разпоредбите на ЗЗКИ, ЗЗЛД и Регламент (ЕС) 2016/679 на Европейския парламент и на Съвета от 27 април 2016 г. относно защитата на физическите лица във връзка с обработването на лични данни и относно свободното движение на такива данни и за отмяна на Директива 95/46/ЕО (Общ регламент относно защитата на данните).

Чл. 6. (1) В личните кадрови дела се събират и съхраняват материали, разпределени в три раздела, съдържащи данни и информация относно проучването, назначаването, сключването на трудови договори, преминаването на службата и прекратяване на служебното/трудовото правоотношение на служителите.

(2) В първи раздел се прилагат материали, свързани с постъпване на работа в МВР.

(3) Във втори раздел се прилагат материали, свързани с професионалното развитие (декларации, протоколи, предложения, служебни оценки, кадрови справки, удостоверения от преминати курсове, материали от участия в конкурси, разрешения за достъп до класифицирана информация, копия от болнични листове и др.).

(4) В трети раздел се прилагат материали, свързани с преминаване на службата (заповеди, актове за встъпване в длъжност и за напускане (сдаване) на длъжност, материали, свързани с дисциплинарни производства, трудови договори, допълнителни споразумения, уведомления по чл. 62 от Кодекса на труда и др.).

Чл. 7. Материалите се прилагат в ЛКД след регистрирането им по реда на тяхното постъпване и се описват в описите към съответните раздели (приложение № 2) и справката към раздел трети на ЛКД (приложение № 3).

Чл. 8. Личните кадрови дела се водят и съхраняват, както следва:

1. от директора на дирекция "Човешки ресурси" - МВР (ДЧР - МВР) или определен от него служител на длъжност не по-ниска от началник на сектор - за заместник-министрите и главния секретар на МВР;

2. от ДЧР - МВР - за ръководните служители на длъжности началник на сектор и по-високи и приравнените на тях от всички структури на МВР, както и на служителите от структурите, в които няма звена "Човешки ресурси" и се обслужват от ДЧР - МВР;

3. от звената "Човешки ресурси" по месторабота - за останалите служители.

Чл. 9. При назначаване и преназначаване на държавни служители на длъжности началник на сектор и по-високи и приравнени на тях в 5-дневен срок от датата на встъпване в длъжност личните им кадрови дела се изпращат в ДЧР - МВР за по-нататъшно водене и съхраняване. На временно преназначените на такива длъжности ЛКД не се изпращат в ДЧР - МВР.

Чл. 10. (1) На ръководните служители, назначени/преназначени на длъжности началник на сектор и по-високи и приравнените на тях, могат да се съставят и водят помощни ЛКД от звената "Човешки ресурси" по месторабота.

(2) В помощните ЛКД се събират и съхраняват преписи и копия от материали, съдържащи се в ЛКД, при спазване на изискванията за работа с класифицирана информация и за обработване на лични данни.

(3) Воденето, съхраняването и ползването на помощните ЛКД става по установения ред за ЛКД.

(4) При прекратяване на служебните/трудовите правоотношения помощните ЛКД на служителите, водени от Столична дирекция на вътрешните работи (СДВР), областните дирекции на МВР (ОД на МВР), Столична дирекция "Пожарна безопасност и защита на населението" (СДПБЗН) и регионалните дирекции "Пожарна безопасност и защита на населението" (РДПБЗН), се оформят и предават за съхраняване в съответните звена "Информация и архив" при дирекция "Информация и архив" - МВР (ДИА - МВР), а помощните дела, водени от звената "Човешки ресурси" в останалите структури на МВР, се унищожават.

Чл. 11. Личните кадрови дела на ръководни служители, назначени/преназначени на длъжност, по-ниска от началник на сектор, се изпращат от ДЧР - МВР на съответната структура в 5-дневен срок след встъпването им в длъжност.

Чл. 12. При преминаване на държавен служител от МВР на държавна служба в друга администрация при поискване може да се изпратят заверени копия на материалите от ЛКД, в които не се съдържат данни, представляващи класифицирана информация.

Чл. 13. Личните кадрови дела на служителите от МВР се съхраняват в хранилища, отговарящи на изискванията за защита на класифицирана информация с ниво на класификация, съответстващо на най-високото ниво на класификация на документ или материал, съдържащ се в ЛКД.

Чл. 14. Помещенията, където се съхраняват личните кадрови дела, са с ограничен достъп и в тях могат да влизат само работещите там служители, непосредствените им ръководители, ръководителите на структури и звена, както и служителите по сигурността на информацията на съответните структури.

Чл. 15. Почистването, ремонтите и други дейности в тези помещения се извършват след осигуряване на необходимите мерки за защита на класифицираната информация в присъствие на работещите в тях служители и след прибиране на всички материали в касите и шкафовете.

Чл. 16. За информационно осигуряване на кадровата работа в ДЧР - МВР се изгражда и поддържа хранилище за личните кадрови дела на действащите служители с длъжности началник на сектор и по-високи, както и хранилище за ЛКД на действащите служители от структурите на МВР, които нямат звена "Човешки ресурси". В останалите структури на МВР, които имат звена "Човешки ресурси", се изграждат хранилища за ЛКД само за техните служители.

Чл. 17. (1) С ЛКД на служителите могат да се запознават:

1. министърът на вътрешните работи, заместник-министрите, главният секретар на МВР, директорът и заместник-директорът на ДЧР - МВР - с ЛКД на всички служители;

2. (изм. - ДВ, бр. 27 от 2015 г., в сила от 14.04.2015 г.) ръководителите на звена по чл. 33, т. 7 от Закона за Министерството на вътрешните работи (ЗМВР) и ръководителите на структури по чл. 37 ЗМВР - с ЛКД на служителите от съответните звена/структури;

3. служителите на длъжност началник на сектор и по-високи с разрешение на съответния ръководител на структура - с ЛКД на служителите от структурните звена, които непосредствено ръководят;

4. (изм. - ДВ, бр. 53 от 2021 г.) началниците на отдели и сектори при ДЧР - МВР, по направление кадрова дейност - с ЛКД на служителите от структурите, които отделите и секторите им водят на отчет;

5. (изм. - ДВ, бр. 53 от 2021 г.) служителите от звената по т. 4 - само с ЛКД на служителите от структурите, за които отговарят.

(2) (Изм. - ДВ, бр. 53 от 2021 г.) Държавните служители от ДЧР - МВР, извън посочените в ал. 1, т. 4 и 5 могат да се запознават с ЛКД на служители съобразно функционалната им компетентност - с разрешение на директора на ДЧР - МВР, а когато той отсъства - на неговия заместник.

Чл. 18. (1) (Доп. - ДВ, бр. 27 от 2015 г., в сила от 14.04.2015 г., изм. - ДВ, бр. 53 от 2021 г.) Служители от звената "Човешки ресурси" на Министерството на отбраната, Държавна агенция "Разузнаване", Националната служба за охрана, Държавна агенция "Национална сигурност", Националната следствена служба, Главна дирекция "Изпълнение на наказанията" и Главна дирекция "Охрана" към Министерството на правосъдието, Бюрото по защита при главния прокурор и Държавна агенция "Технически операции" могат да ползват ЛКД на настоящи и бивши служители на МВР на място в съответните сгради на МВР, както следва:

1. водените в ДЧР - МВР и съхраняваните в ДИА - МВР - с разрешение на директора на ДЧР - МВР или на определен от него ръководен служител;

2. водените в структури на МВР със звена "Човешки ресурси" - с разрешение на ръководителя на съответната структура, а съхраняваните в териториалните звена "Информация и архив" на ДИА - МВР - с разрешение на директорите на СДВР, ОД на МВР, СДПБЗН и РДПБЗН, чийто служител е бил.

(2) В случаите по ал. 1, т. 1 и 2 служителят от ДЧР - МВР или от звеното "Човешки ресурси", отговарящ за съответната структура, получава делото от хранилището и същото се ползва в негово присъствие.

Чл. 19. Личните кадрови дела се дават за ползване срещу подпис на получателя. Данните за служителите, ползвали ЛКД, се отразяват в картон-заместител (приложение № 4).

Чл. 20. Личните кадрови дела се ползват само в служебни помещения в сградите на МВР.

Чл. 21. Ползването на ЛКД от други служители и структурни звена на МВР, извън посочените в чл. 17, става чрез съответните звена "Човешки ресурси" - с разрешение на ръководителя на структурата, в която се води/съхранява съответното дело.

Чл. 22. На органите на съдебната власт и на други държавни органи, които имат законово основание да искат и получават информация, при поискване по конкретно посочени дела или на законово основание се предоставят заверени копия от документи, съхранявани в ЛКД.

Чл. 23. (1) Изпращането, предаването, пренасянето и приемането на ЛКД и документи от тях от една структура на МВР в друга, както и на органите на съдебната власт или други държавни органи, става само по служебна поща, а когато са налице документи, съдържащи класифицирана информация - при стриктно спазване на условията и реда на глава пета, раздел V от Правилника за прилагане на Закона за защита на класифицираната информация, приет с Постановление № 276 на Министерския съвет от 2002 г. (ДВ, бр. 115 от 2002 г.).

(2) В изключителни случаи, когато спешни оперативни или други служебни задачи налагат това, с разрешение на ръководителя на изпращащата структура ЛКД могат да се изпращат и пренасят от една структура в друга и чрез служител от съответното звено "Човешки ресурси" със служебен автомобил, при спазване на посочения в ал. 1 ред.

(3) Забранява се пренасянето на ЛКД за настоящи и бивши служители на МВР с обществения или с личен транспорт.

Чл. 24. По реда на инструкцията служителите на МВР могат да се запознават с материалите от личните си кадрови дела с изключение на отнасящите се до други лица.

Чл. 25. Право да се запознават с материали от личните кадрови дела, които съдържат класифицирана информация, имат само лица, притежаващи разрешение за достъп до съответното ниво на класифицирана информация.

Чл. 26. Служителите, желаещи да се запознаят с материалите, съхранявани в личните им кадрови дела, подават заявление за получаване на достъп до ЛКД, както следва:

1. (изм. - ДВ, бр. 27 от 2015 г., в сила от 14.04.2015 г., изм. - ДВ, бр. 53 от 2021 г.) служителите, заемащи длъжности началник на сектор и по-високи - до министъра на вътрешните работи;

2. служителите от структури, в които няма звена "Човешки ресурси" и се обслужват от ДЧР - МВР, подават заявления чрез ръководителя на структурата до директора на ДЧР - МВР;

3. останалите служители подават заявления до ръководителите на структурите, в които се водят и съхраняват личните им кадрови дела.

Чл. 27. (Изм. - ДВ, бр. 53 от 2021 г.) В заявленията служителите посочват конкретните документи/материали, с които желаят да се запознаят, или заявяват желанието си за запознаване с цялото кадрово дело.

Чл. 28. Заявленията се регистрират в деловодствата и се изпращат в ДЧР - МВР или в звената "Човешки ресурси" на съответната структура, в която се води и съхранява ЛКД на служителя.

Чл. 29. (1) (Изм. - ДВ, бр. 53 от 2021 г.) Заявленията за осигуряване на достъп до ЛКД се разглеждат от комисии, назначени от министъра на вътрешните работи или от оправомощени от него длъжностни лица.

(2) Комисиите се състоят от трима служители, като техни членове по право са началникът на съответното звено "Човешки ресурси" и служителят по сигурността на информацията.

(3) (Изм. - ДВ, бр. 27 от 2015 г., в сила от 14.04.2015 г., изм. - ДВ, бр. 53 от 2021 г.) Комисията, която разглежда заявленията за достъп до ЛКД на служителите по чл. 26, т. 1, се назначава от министъра на вътрешните работи.

(4) (Изм. - ДВ, бр. 53 от 2021 г.) Комисиите, които разглеждат заявленията на служителите от структури, в които няма звена "Човешки ресурси", се състоят от служители на ДЧР - МВР.

(5) (Изм. - ДВ, бр. 53 от 2021 г.) Комисиите, които разглеждат заявленията за достъп до ЛКД извън случаите по ал. 3 и 4, се състоят от служители на структурите, в които работят служителите, пожелали да се запознаят с ЛКД.

Чл. 30. Комисиите по чл. 29 уведомяват служителите, подали заявления за достъп до ЛКД, за датата, часа и мястото за запознаване със заявените документи.

Чл. 31. (1) Комисиите по чл. 29 предварително преглеждат съответното кадрово дело и определят документите, с които служителят няма право да се запознае.

(2) Тези документи временно се изваждат от кадровото дело и се запечатват в отделен плик. Ако материалите са подшити и е невъзможно да бъдат извадени, те се затварят в непрозрачен плик или по друг начин се гарантира изискването служителят да не може да се запознае с тях.

(3) Комисията задължително уведомява служителя за наличието на такива документи в личното му кадрово дело, с които той няма право да се запознае и правното основание за това.

Чл. 32. Запознаването на служителя с материалите става в присъствието на всички членове на комисията.

Чл. 33. Служителят подписва протокол за документите, със съдържанието на които е запознат. Протоколът се прилага и съхранява в ЛКД.

Чл. 34. Служителите с прекратени служебни или трудови правоотношения могат да се запознават с архивните си кадрови дела по реда и при условията, предвидени за действащите служители.

Чл. 35. Заявленията се подават до ръководителя на структурата, в която се съхранява архивното им кадрово дело, а за съхраняваните в ДИА - МВР - до директора на ДЧР - МВР, чрез ръководителя на структурата, откъдето е прекратено служебното или трудовото правоотношение на съответния служител.

Чл. 36. Заявленията по чл. 35 се разглеждат от комисии, назначени от директора на ДЧР - МВР или ръководителя на структурата, в която се съхранява ЛКД.

Чл. 37. Личните кадрови дела на служителите с прекратени служебни или трудови правоотношения се съхраняват в текущ архив, както следва:

1. в ДИА - МВР - ЛКД на служители с длъжност началник на сектор и по-високи от СДВР, ОД на МВР, СДПБЗН и РДПБЗН и ЛКД на всички служители от останалите структури;

2. в териториалните звена "Информация и архив" на ДИА - МВР - ЛКД на служителите с прекратени служебни или трудови правоотношения с длъжност до началник на сектор от СДВР, ОД на МВР, СДПБЗН и РДПБЗН, както и водените по реда на чл. 10 помощни ЛКД.

Чл. 38. (1) Оформянето и предаването на делата на служителите с прекратени служебни или трудови правоотношения за съхраняване в ДИА - МВР и в териториалните звена "Информация и архив" на ДИА - МВР се извършва от звената "Човешки ресурси" не по-рано от един и не по-късно от два месеца след изтичане на 14-дневния срок за обжалване на заповедта за прекратяване на правоотношенията пред компетентния съд.

(2) Личните кадрови дела на служителите с прекратени служебни или трудови правоотношения от структурите, които имат звена "Човешки ресурси", с изключение на СДВР, ОД на МВР, СДПБЗН и РДПБЗН, се оформят от тях и се изпращат в ДЧР - МВР, която ги предава за съхраняване в текущ архив в ДИА - МВР.

(3) Личните кадрови дела на служителите с прекратени служебни или трудови правоотношения от СДВР, ОД на МВР, СДПБЗН и РДПБЗН се оформят от звената им "Човешки ресурси" и се предават за съхраняване в текущ архив в териториалните звена "Информация и архив" на ДИА - МВР.

(4) Оформянето на ЛКД на служителите с прекратени служебни или трудови правоотношения включва: номериране и подшиване на листовете, залепване на бланка (приложение № 5), попълване на справка за архивни лични кадрови дела (АЛКД) (приложение № 6), заверяване с подпис и печат и определяне на архивен номер, който заедно с имената на служителя се отразява в дневник за АЛКД (приложение № 7). Справката за АЛКД се залепва в долния десен ъгъл на заглавната страница на първи раздел.

(5) Архивните лични кадрови дела се предават за съхранение в хранилищата, подшити в обикновени картонени папки.

Чл. 39. Архивните номера на кадровите дела, предавани за съхранение в ДИА - МВР, се определят от ДЧР - МВР, а тези в териториалните звена "Информация и архив" на ДИА - МВР - от съответните звена "Човешки ресурси".

Чл. 40. Личните кадрови дела на служителите се съхраняват до навършване на сто години от раждането на съответното лице. След изтичане на срока на съхранение АЛКД се разглежда от експертна комисия съгласно разпоредбите на Закона за Националния архивен фонд.

Чл. 41. С материали, съхранявани в ЛКД, на бивши или настоящи служители на МВР, на които службата е преминала изцяло или в определен период от време в органите на Държавна сигурност, се постъпва по реда на чл. 17 и 19 от Закона за достъп и разкриване на документите и за обявяване на принадлежност на български граждани към Държавна сигурност и разузнавателните служби на Българската народна армия.

Чл. 42. Архивните лични кадрови дела се ползват по реда, предвиден за ползване на ЛКД на действащите служители, със заявление до:

1. директора на ДЧР - МВР - за ЛКД, съхранявани в ДИА - МВР;

2. директорите на СДВР, ОД на МВР,

СДПБЗН и РДПБЗН - за ЛКД на бивши техни служители, съхранявани в териториалните звена "Информация и архив" на ДИА - МВР.

Чл. 43. Срокът за ползване на архивните дела е 30 дни.

Чл. 44. Личните кадрови дела на повторно назначени/възстановени бивши служители на МВР се получават чрез ДЧР - МВР от ДИА - МВР или от териториалните звена "Информация и архив" на ДИА - МВР и се водят и съхраняват по общия ред. Оставянето им за по-нататъшно водене и съхранение се потвърждава писмено от ръководителя на съответната структура.

Чл. 45. Поправянето и изваждането на документи от ЛКД след тяхното описване, подшиване и предаване в текущ архив не се допуска.

Чл. 46. При съдебно оспорване ДЧР - МВР или звената "Човешки ресурси" на съответните структури комплектуват исканите от съдебните органи документи, намиращи се в личните кадрови дела, и ги предоставят на дирекция "Правно-нормативна дейност" - МВР, или на съответното звено "Правно осигуряване".

Чл. 47. Документите по чл. 46 се изготвят от:

1. дирекция "Човешки ресурси" - МВР - за държавните служители, заемали длъжности, за които се изисква висше образование, както и за всички служители от структурите, които нямат звена "Човешки ресурси";

2. звената "Човешки ресурси" на съответните структури - за всички техни държавни служители, заемали длъжности, за които се изисква средно образование, и за лицата, работещи по трудово правоотношение.

Чл. 48. (1) Въз основа на събираната и съхранявана информация в личните кадрови дела ДЧР - МВР и звената "Човешки ресурси" на съответните структури издават удостоверителни документи.

(2) Удостоверителните документи се издават от звеното "Човешки ресурси" на структурата, в която работи или от която е освободен съответният служител.

(3) Дирекция "Човешки ресурси" - МВР, издава удостоверителни документи на настоящи и бивши служители от структурите на МВР, които нямат звена "Човешки ресурси", както и на служители от бивши структурни звена на МВР, само за периода, през който тези звена са били в структурата на МВР.

Чл. 49. За издаване на удостоверителен документ се подава заявление до директора на ДЧР - МВР или до ръководителя на структурата, в която работи или от която е освободен заявителят.