МЕМОРАНДУМ ЗА РАЗБИРАТЕЛСТВО МЕЖДУ ПРАВИТЕЛСТВОТО НА РЕПУБЛИКА БЪЛГАРИЯ, ПРЕДСТАВЛЯВАНО ОТ МИНИСТЪРА НА РЕГИОНАЛНОТО РАЗВИТИЕ И БЛАГОУСТРОЙСТВОТО, И ПРАВИТЕЛСТВОТО НА РЕПУБЛИКА ТУРЦИЯ, ПРЕДСТАВЛЯВАНО ОТ ГЕНЕРАЛНИЯ СЕКРЕТАР ПО ВЪПРОСИТЕ НА ЕВРОПЕЙСКИЯ
МЕМОРАНДУМ ЗА РАЗБИРАТЕЛСТВО МЕЖДУ ПРАВИТЕЛСТВОТО НА РЕПУБЛИКА БЪЛГАРИЯ, ПРЕДСТАВЛЯВАНО ОТ МИНИСТЪРА НА РЕГИОНАЛНОТО РАЗВИТИЕ И БЛАГОУСТРОЙСТВОТО, И ПРАВИТЕЛСТВОТО НА РЕПУБЛИКА ТУРЦИЯ, ПРЕДСТАВЛЯВАНО ОТ ГЕНЕРАЛНИЯ СЕКРЕТАР ПО ВЪПРОСИТЕ НА ЕВРОПЕЙСКИЯ СЪЮЗ, ЗА ИЗПЪЛНЕНИЕ НА ПРОГРАМАТА ЗА ТРАНСГРАНИЧНО СЪТРУДНИЧЕСТВО БЪЛГАРИЯ - ТУРЦИЯ ПО ИНСТРУМЕНТА ЗА ПРЕДПРИСЪЕДИНИТЕЛНА ПОМОЩ
(Ратифициран със закон, приет от 41-ото Народно събрание на 26 януари 2011 г. - ДВ, бр. 12 от 2011 г. В сила от 25 май 2011 г.)
Обн. ДВ. бр.51 от 5 Юли 2011г.
Съгласно Регламент на Съвета (ЕО) № 1085/2006 от 17 юли 2006 г. за създаване на Инструмент за предприсъединителна помощ (ИПП) и Регламент на Комисията (EО) № 718/2007 от 12 юни 2007 г. за прилагане на Регламента на Съвета (EО) № 1085/2006 за създаване на Инструмент за предприсъединителна помощ (ИПП), Регламент на Комисията (EО) № 80/2010 от 28 януари 2010 г., изменящ Регламент (EО) № 718/2007, и на основание чл. 118 oт Регламент на Комисията (EО) № 718/2007 от 12 юни 2007 г., Република България и Република Турция се споразумяха относно Програмата за трансгранично сътрудничество между България и Турция (по-долу наричана програмата), одобрена от Европейската комисия на 20.12.2007 г., и с програмен референтен номер C (2007)6477, изменена и одобрена на 19-ия Комитет по Инструмента за предприсъединителна помощ (25 февруари 2010 г.).
ПРЕАМБЮЛ
С този меморандум за разбирателство (по-долу наричан "МР") Република България и Република Турция, по-долу наричани "участващи страни", се споразумяха за следното:
(1) Тази програма се изпълнява на принципа на споделено (интегрирано) управление, където единните Управляващ орган, Сертифициращ орган и Одитен орган са определени в съответствие с член 33 и член 102 от Регламент на Комисията (EО) № 718/2007. Съгласно член 13 от Регламент (EО) № 1085/2006 в случай на споделено (интегрирано) управление Управляващият орган ще действа в съответствие с принципите и правилата, заложени в Регламент (EО)1083/2006, определящ общите разпоредби на Европейския фонд за регионално развитие, Европейския социален фонд и Кохезионния фонд и отменящ Регламент (EО) 1260/1999.
(2) Системата на структурните фондове (СФ), използвана в рамките на вътрешните граници на Европейския съюз (ЕС), предполага някои адаптации на подхода на СФ за гореупоменатата програма, които да вземат под внимание особеностите на външната помощ съгласно Инструмента за предприсъединителна помощ (ИПП), включително:
a) финансови таблици за период, определен в програмата;
б) единен пакет от хармонизирани правила, приети от Съвместния комитет за наблюдение, се прилага за всички райони, които отговарят на критериите за финансиране;
в) правилото за краен срок за усвояване на средствата е n+3 години;
г) операциите, подбрани за програмата, включват крайни бенефициенти от граничния район на двете участващи страни, които си сътрудничат най-малко по един от следните начини за всяка операция: съвместно разработване, съвместно изпълнение, съвместен екип и съвместно финансиране, съгласно чл. 95 (2) от Регламент на Комисията (EО) № 718/2007.
(3) Средствата се предоставят от два финансови източника - средства от ЕФРР, които съответстват (поне) на равностойната сума от ИПП. Финансовият пакет от допустими разходи на програмата включва: 85 % финансиране от ЕС и задължителните 15 % национално съфинансиране (разпределено поравно между Република България и Република Турция).
(4) Програмата разполага с една обща парична сума, която се разходва съгласно единен пакет от правила в избираемата територия (съгласно чл. 98 от Регламент на Комисията (EО) № 718/2007) без географски ограничения.
(5) Поради специфичния характер на програмата бяха изготвени следните дефиниции:
Програма: документ, съставен и одобрен от участващите страни и приет от Европейската комисия (Комисията), който определя стратегия за развитие с набор от тясно свързани приоритети, подбрани за подкрепа със средства от ЕС, както и национално съфинансиране.
Приоритетна ос: един от приоритетите на стратегията в програмата, включващ група от сфери на интервенция и операции, които са свързани и имат специфични измерими цели.
Операция: проект или група проекти, избрани от Съвместния комитет за наблюдение и изпълнени от един или повече бенефициенти, с оглед осъществяването на целите на приоритетната ос, към която се отнася.
Финансов отчет (доклад): официален писмен документ от Управляващия орган до Сертифициращия орган, представящ финансовите дейности по ПТГС по време на отчетния период.
Искане за отпускане на средства: официален писмен документ от Управляващия орган до дирекция "Национален фонд" в Министерството на финансите, България (за българското национално и европейско съфинансиране), и до Националния партниращ орган (за турското национално съфинансиране).
Заявление за плащане към ЕК: официален писмен документ за заявка за получаване на средства от Европейската комисия за определен период (съгласно Регламент на Комисията (EО) № 718/2007), основаващ се на вече сертифициран разход и информация за допустимостта на заявлението.
Проверка (верификация): дейност, чрез която Управляващият орган верифицира редовността на разходите, а именно: дали съфинансираните строителни работи, стоки и услуги са изпълнени или доставени и дали разходите, декларирани от бенефициентите за операциите, наистина са направени и са в съответствие с правилата на ЕС и националните правила (където е приложимо); за тази цел УО трябва да се увери, че разходите на всеки краен бенефициент, участващ в операцията, са верифицирани от контрольори от участващите страни, където е разположен водещият бенефициент/бенефициенти.
Заверка (сертификация): потвърждение от Сертифициращия орган (СО) на верността (точността) и допустимостта на разхода, както и съответствието му с правилата на ЕС и националните правила (където е приложимо); процесът се базира на проверка, извършена от Управляващият орган.
Декларация за разходите: официален писмен документ, включващ цялата сума на допустимите разходи, платени от водещите/крайните бенефициенти при изпълнението на операциите по програмата; декларацията за разходите е неразделна част от сертификата, издаден от Сертифициращия орган към Европейската комисия в съответствие с чл. 104 от Регламент на Комисията (EО) № 718/2007.
Публичен разход: всяко публично участие във финансиране на операции с произход бюджета на:
• участващите страни;
• регионални и местни власти;
• европейските общности, свързани с бюджета на ЕС.
Предварително финансиране от Европейската комисия: единна сума за предварително финансиране, която ще бъде предоставена от Комисията на Сертифициращия орган, определен от участващите страни; известие за полученото предварително финансиране ще бъде изпратено от Управляващия орган до Националния партниращ орган/Националния ръководител в страната бенефициент, базирано на информацията от органа, отговорен за получаване на помощта.
Договор: писмено споразумение между Управляващия орган, от една страна, и водещия бенефициент или изпълнителя (относно разходите за техническа помощ), от друга страна, уреждащ подробно условията за правилното изпълнение на всички задачи и отговорности, възложени от Управляващия орган.
Краен бенефициент: публична организация/администрация, отговорна за инициирането или инициираща и изпълняваща операция.
Водещ бенефициент: крайните бенефициенти на операцията трябва да определят един измежду тях за Водещ бенефициент преди подаване на проектното предложение.
Изпълнител: участник в тръжна процедура за възлагане на обществена поръчка, с когото УО/НПО е сключил договор за обществена поръчка.
Одитна пътека: инструмент за системно наблюдаване използването на средствата по договора, като резултат от което се прави описание на изпълнението на програмата и операцията под формата на текстове, таблици и графики; описанието включва различните нива на заданието и комуникациите, както и управлението и предварителния одитен процес, чрез което става възможно по-нататъшното наблюдение и проследяване; като процедура одитната пътека има за цел да осигури правилно администриране на документите, касаещи прилагането на програмата, включително регистрирането, разпространението, съхранението, архивирането и унищожаването на документи; одитната пътека се приема за адекватна, когато е в съответствие с чл. 106 от Регламент на Комисията (EО) № 718/2007.
Нередност: всяко нарушение на разпоредба от приложимото законодателство и договори вследствие на действие или бездействие от страна на лице/а или орган, което има или би могло да има за резултат ощетяване бюджета на Общността, чрез обременяването й с неоправдано разходно перо.
Декларация за приключване: документ, който оценява валидността на заявлението за плащане на окончателната сума и законността и редовността на основните сделки, включени във финалната декларация за разходите, която трябва да бъде придружена от финално контролно становище на Одитния орган.
Глава първа.
ПРЕДМЕТ НА МЕМОРАНДУМА
Член 1
Този меморандум за разбирателство определя основни правила за изпълнението и финансовото управление на програмата, както и дефинира функциите на органите, свързани с управлението и контрола, и разпределението на функциите на всички органи, участващи в изпълнението на програмата.
Глава втора.
ОБЩИ РАЗПОРЕДБИ
Член 2
Участващите страни се споразумяват да възложат отговорностите за цялостното управление на програмата на Република България чрез определяне на следните отговорности на съответните органи:
(1) С Решение на Министерския съвет № 523 от 31 юли 2007 г., изменено и допълнено с Решение на МС № 67 от 2009 г. и с Решение на МС № 40 от 2010 г., са определени следните институции:
а) Главна дирекция "Управление на териториалното сътрудничество" в Министерството на регионалното развитие и благоустройството на България - за единен Управляващ орган за програмата;
б) Дирекция "Национален фонд" в Министерството на финансите на България - за единен Сертифициращ орган и орган, отговорен за получаване на средствата от ЕС;
в) Изпълнителна агенция "Одит на средствата от Европейския съюз" към министъра на финансите на България - за единен Одитен орган.
(2) С Решение с номер 2009/18 от 04.12.2009 г. на министър-председателя на Република Турция относно управлението на предприсъединителните фондове на ЕС Генералният секретариат по въпросите на Европейския съюз в Турция е определен за Национален партниращ орган.
(3) Националният партниращ орган е отговорен за осигуряване на националното съфинансиране от Република Турция.
Член 3
Всяко делегиране на права и задължения съгласно този меморандум за разбирателство или всяка промяна в договорената система за управление, дължащи се на промени в институцията, от която са определени един или повече органи по програмата, ще бъдат уредени в отделно споразумение или нов меморандум за разбирателство. Всяка от участващите страни ще уведоми УО и НПО в писмена форма.
Член 4
Без да се ограничава делегирането на права и задължения по предходния параграф, Управляващият орган и Националният партниращ орган носят цялата отговорност за правилното изпълнение на всички задачи, които са им възложени с програмата, с този МР, приложимото законодателство на ЕС и националното законодателство.
Глава трета.
АДМИНИСТРАТИВНИ РАЗПОРЕДБИ
Раздел I.
Институционална структура
Член 5
Във връзка с горното участващите страни се споразумяват за следното:
(1) Главна дирекция "Управление на териториалното сътрудничество" в Министерството на регионалното развитие и благоустройството на България действа като Управляващ орган (наричан по-долу в текста УО) по смисъла на член 13 (2) от Регламент (EО) No. 1085/2006 и в съответствие с чл.103 от Регламент (EО) № 718/2007, изменен с Регламент № 80/2010.
(2) Генералният секретариат по въпросите на Европейския съюз в Турция действа като Национален партниращ орган (наричан по-долу в текста НПО).
(3) Дирекция "Национален фонд" в Министерството на финансите на България действа като Сертифициращ орган (наричан по-долу в текста СО) в съответствие с член 104 от Регламента на Комисията (EО) № 718/2007, изменен с Регламент № 80/2010.
(4) Изпълнителна агенция "Одит на средствата от Европейския съюз" към министъра на финансите на България действа като Одитен орган (наричан по-долу в текста ОО) в съответствие с член 102 (1) от Регламента на Комисията (EО) № 718/2007. Одитният орган е оперативно независим орган по смисъла на член 105 (1) от Регламента на Комисията (EО) № 718/2007, изменен с Регламент № 80/2010.
(5) Съгласно разпоредбата на член 108 (1) от Регламента на Комисията (EО) № 718/2007 всяка участваща страна определя контрольори, които отговарят за удостоверяването на законосъобразността и редовността на разходите, декларирани от всеки бенефициент, участващ в операцията.
(6) Одитният орган се подпомага от група от одитори съгласно член 102 (2) от Регламента на Комисията (EО) № 718/2007, която включва равен брой представители от всяка участваща страна.
(7) УО, СО и ОО изпълняват задачите, възложени в съответствие с гореупоменатите регламенти, правилата и процедурите, описани в програмата, както и описанието на системите за управление и контрол съгласно чл. 114 и 115 от Регламента на Комисията (EО) № 718/2007, изменен с Регламент № 80/2010 и това споразумение.
(8) Съвместният комитет за наблюдение (наричан по-долу в текста СКН) от името на участващите страни съблюдава за ефективността и качеството на изпълнението на програмата в съответствие с член 110 от Регламента на Комисията (EО) № 718/2007. СКН одобрява критериите за подбор на проекти и е отговорен за подбора на проекти, които да бъдат финансирани.
(9) За административното изпълнение на програмата Управляващият орган създава Съвместен технически секретариат (наричан по-долу в текста СТС) съгласно разпоредбите на член 102 (1) от Регламента на Комисията (EО) № 718/2007. Главният офис на Съвместния технически секретариат ще се намира в гр. Хасково, България. Клон на СТС на турска територия ще бъде създаден в гр. Едрине. СТС (включително неговият клон като част от същия орган) се състои от равен брой експерти от двете партниращи си държави.
(10) За нуждите на техническата оценка (оценката на качеството) на предложенията се определят независими оценители. В зависимост от особеностите на обявата за набиране на предложения УО/НПО наема еднакъв/балансиран брой оценители от двете държави, които да извършат техническата оценка.
Раздел II.
Отговорности на структурите, участващи в изпълнението на програмата
Член 6
(1) Съвместният комитет за наблюдение (СКН) се създава в срок от три месеца след одобряването на програмата и се състои от представители, определени от двете участващи страни на принципа на партньорството. СКН провежда заседания най-малко два пъти годишно по инициатива на участващите страни или на Европейската комисия и се съпредседателства от Управляващия орган (Република България) и Националния партниращ орган (Република Турция). Представител/и на Европейската комисия или други релевантни органи могат да участват в работата на СКН с консултативни функции.
Отговорностите на СКН са в съответствие с раздел 9.1.6 от програмата и правилата за работа.
(2) Операциите се подбират чрез обяви за набиране на предложения, покриващи целия избираем район. Въпреки това съвместни операции извън обявите за набиране на предложения могат да бъдат идентифицирани по всяко време след приемането на програмата с решение, взето от Съвместния комитет за наблюдение.
(3) Подробностите относно състава, председателството и реда за вземане на решения в Съвместния комитет за наблюдение ще бъдат определени с правилата за работа на СКН, съставени от Управляващия орган в съгласие с Националния партниращ орган и приети на първото заседание на СКН.
(4) Решенията се вземат с консенсус в съответствие с чл. 87 от Регламент на Комисията (EО) № 718/2007.
(5) Всяка участваща страна определя свои представители в Съвместния комитет за наблюдение.
Член 7
(1) Съгласно разпоредбата на член 103 (1) от Регламента на Комисията (EО) № 718/2007, изменен с Регламент № 80/2010, УО отговаря за управлението и осъществяването на програмата във връзка с принципа за стабилно финансово управление. Отговорностите на УО са определени в програмата (раздел 9.1.1).
(2) УО информира НПО и СО за предварителната прогноза за заявленията за плащане за настоящата и за следващата финансова година.
(3) С цел изпълнение на задълженията съгласно член 103 от Регламента на Комисията (EО) № 718/2007, изменен с Регламент № 80/2010, след съгласуване с НПО УО може да изготвя насоки и други документи, които да бъдат част от правилата за изпълнение на програмата.
Член 8
Национален партниращ орган
(1) Отговорностите на Националния партниращ орган са определени в програмата (раздел 9.1.2). Националният партниращ орган в Република Турция е отговорен за:
а) координиране на програмата в Турция;
б) осигуряване и трансфериране на Управляващия орган в МРРБ на турското национално съфинансиране за определен период на тримесечна основа;
в) възстановяване на УО на средствата от Европейските фондове и българското национално съфинансиране, които са били неправомерно платени на водещите бенефициенти/крайните бенефициенти на турска територия; това правило ще се прилага във всички случаи, в които водещият бенефициент не е успял в рамките на една година от регистриране на известието за дължима сума да осигури възстановяване на УО на неправомерно изплатената сума.
Член 9
Функциите на СО се изпълняват в съответствие с член 104 от Регламента на Комисията (EО) № 718/2007, изменен с Регламент № 80/2010, и са определени в програмата (раздел 9.1.3). С цел изпълнение на задълженията съгласно чл. 104 от Регламента на Комисията (EО) № 718/2007, изменен с Регламент № 80/2010, Сертифициращият орган може да изготвя насоки, инструкции и други документи, които следва да бъдат координирани с УО и НПО и ще бъдат задължителни за програмата.
Член 10
Функциите на ОО се изпълняват в съответствие с член 105 от Регламента на Комисията (EО) № 718/2007, изменен с Регламент № 80/2010, и са определени в програмата (раздел 9.1.4).
Член 11
(1) Функциите на групата от одитори се изпълняват в съответствие с член 102 (2) от Регламента на Комисията (EО) № 718/2007 и са определени в програмата (раздел 9.1.7).
(2) Групата от одитори ще подпомага ОО при изпълнение на одитните дейности под негово ръководство.
(3) Групата от одитори включва еднакъв брой от всяка страна, участваща в програмата (за България - представители от Изпълнителна агенция "Одит на средствата от ЕС" към министъра на финансите, и за Република Турция - представители от Одитния орган на Инструмента за предприсъединителна помощ на Турция, а именно Комисията за финансов контрол в Подсекретариата по финанси). Групата от одитори се сформира в срок от три месеца след вземане на решението за одобрение на програмата и приема свои процедурни правила. Групата от одитори се председателства от представител от ОО.
Член 12
(1) Функциите на контрольорите се изпълняват в съответствие с разпоредбите на член 108 от Регламента на Комисията (EО) № 718/2007, изменен с Регламент № 80/2010, и са определени в програмата (раздел 9.1.8).
Член 13
(1) Независими оценители ще извършват техническата оценка на проектните предложения, след като СТС извърши проверката за административно съответствие и съответствие с критериите за избираемост, както са определени в програмата. Оценителите трябва да имат задълбочено познание и богат опит по отношение на въпросите, за чиято оценка са отговорни.
Член 14
(1) Функциите на Съвместния технически секретариат се изпълняват в съответствие с разпоредбите на член 102 от Регламента на Комисията (EО) № 718/2007 и са определени в програмата (раздел 9.1.5).
(2) Съвместният технически секретариат се финансира от приоритетна ос "Техническа помощ".
(3) Съвместният технически секретариат ще включва международен екип от двете участващи страни. Броят и квалификацията на персонала трябва да е в съответствие с отговорностите.
(4) Персоналът на Съвместния технически секретариат ще бъде нает с договор от управляващия орган или от упълномощена от УО организация. Трудовите взаимоотношения на персонала в главния офис на СТС се регулират съобразно българското законодателство посредством сключване на договори с УО. За чуждестранни лица, които ще бъдат наети на работа в главния офис, няма да се изисква разрешително за работа. Трудовите взаимоотношения на персонала в клона на СТС се регулират съобразно законодателството на страната партньор посредством сключване на договори с НПО.
Член 15
Цялата официална кореспонденция между УО/Национален партниращ орган/СО/ОО, от една страна, и Комисията, от друга страна, ще бъде копирана/препращана до всички тях.
Глава четвърта.
ФИНАНСОВИ РАЗПОРЕДБИ И КОНТРОЛ
Раздел I.
Национално съфинансиране и финансиране от ЕФРР/ИПП
Член 16
(1) Средствата от ЕС за програмата възлизат на 85 % от нейния бюджет.
(2) Плащанията от страна на Комисията са под формата на авансови, междинни и финални плащания.
(3) Националното съфинансиране за програмата възлиза на 15 % от бюджета и се осигурява от двете участващи страни поравно, съответно 7,5 % от Република България и 7,5 % от Република Турция.
(4) Националното съфинансиране от участващите страни се ползва заедно със средствата от ЕС - за финансиране на операции, включени в програмата.
Член 17
В случай че в края на периода за изпълнението на програмата стане ясно, че двете страни са превели повече национални средства, отколкото са били реално използвани, тези средства ще бъдат възстановени обратно в националните бюджети.
Раздел II.
Банкова сметка
Член 18
Сертифициращият орган получава средства от Общността (Европейския фонд за регионално развитие и Инструмента за предприсъединителна помощ) по банкова сметка в евро, открита в банка на територията на Република България.
Раздел III.
Обменен курс и лихви
Член 19
Водещите бенефициенти от операциите, включително крайните бенефициенти в участващите страни, които не са приели еврото като тяхна валута към датата на заявлението за плащане, трябва да конвертират в евро сумите на разходите, направени в национална валута.
Сумите на разходите, направени в национална валута, ще бъдат конвертирани в евро по месечния счетоводен обменен курс на Комисията за месеца, през който разходът e представен от крайния бенефициер на контрольорите, посочени в чл. 108 на Регламента на Комисията (EO) № 718/2007. Този обменен курс ще се публикува от Комисията в електронен вид всеки месец.
Член 20
Разликите в обменния курс, които възникват между обменния курс, упоменат в чл. 19 на този меморандум, и обменния курс, ползван за обмяна на средствата в евро, ще бъдат поети от водещия бенефициент/крайни бенефициенти пропорционално за тази част от общите разходи, които са били предмет на загуба от разлики в обменния курс.
Член 21
Всяка начислена лихва ще бъде прехвърлена към ресурсите на програмата и ще бъде декларирана в Комисията по време на закриването на програмата (съгласно чл. 129 от Регламента на Комисията (EО) № 718/2007).
Раздел IV.
Договори за финансиране и плащане на бенефициентите
Член 22
Въз основа на решението на СКН относно предложенията за операции и съответния финансов план, представени за одобрение, УО сключва от свое име договор за финансиране (включващ наличните средства от европейските фондове и съответното национално съфинансиране) с водещия бенефициент за изпълнение на операциите. За да се осигури правилно и ефективно изпълнение на операциите, договорът за финансиране може да се сключи само след като УО получи потвърждение, че има установени адекватни системи за контрол.
Член 23
Финансиране на водещия бенефициент ще бъде осигурено само и единствено за дейностите, които осъществяват операциите, описани в предложението, одобрено от СКН.
Член 24
Договорът за финансиране се сключва в евро (€). Публичното финансиране за всички подписани договори ще съблюдава същото съотношение на средствата от ЕС и националното съфинансиране, определени в програмата.
Член 25
Всяка комуникация с водещия бенефициент се извършва само на английски език, като водещият бенефициент е отговорен да предаде информацията на другите бенефициенти по проекта.
Член 26
Всеки договор между УО и водещия бенефициент включва клауза, че в случай на нередности държавата, в която се намира бенефициентът, носи отговорността за извършване на административни и съдебни процедури съгласно националното си законодателство за възстановяване на неправомерно платените суми.
Член 27
Междинното и крайното плащане към водещите бенефициенти могат да се извършват само ако водещият бенефициент представи доказателство за напредък на дейностите за осъществяване на операциите и разходите са верифицирани от контрольорите. Водещият бенефициент представя редовни отчети за напредъка, искания за плащане и фактури, проверени в съответствие с изискванията, определени в раздел 5. Отчетите за напредъка се състоят от отчет за дейностите и финансов отчет, включващ таблица, указваща отчетния период и съответните разходи по всяко бюджетно перо. Финансовият отчет трябва да бъде подписан от контрольора/ите.
Член 28
Сертифициращият орган и Управляващият орган трябва да гарантират, че водещите бенефициенти получават целите суми за финансиране на операциите в срок.
Член 29
Въз основа на документите (исканията за плащане) Управляващият орган подава искане за турското национално съфинансиране до Националния партниращ орган и за отпускане на средствата от ЕС и българското национално съфинансиране до Сертифициращия орган, регулярно и в стандартна форма.
Член 30
Искане за отпускане на средства се изготвя в евро за началния аванс, за междинното или крайното плащане към водещия бенефициент. Авансово плащане се осигурява само за договори, които са вече подписани и в рамките на сумите, определени в договорите. Исканията за междинни или финални плащания се базират на реално направени разходи.
Член 31
Управляващият орган носи отговорността за плащане само на допустимите разходи съгласно целите на операциите и съответните правила на Европейския съюз и националните разпоредби на участващите страни.
Член 32
(1) Водещият бенефициент отговаря за разпределението на средствата към всички крайни бенефициенти.
(2) Средствата ще се отпускат в евро по банкова сметка, посочена от водещия бенефициент и вписана в договора за финансиране. Рискът от промяната в обменния курс ще бъде поет от водещия бенефициент/крайните бенефициенти пропорционално за тази част от общите разходи, които са били предмет на загуба от разлики в обменния курс.
(3) Водещият бенефициент сключва споразумение за отношенията си с бенефициентите, участващи в операцията, което включва и разпоредби, гарантиращи стабилно финансово управление на средствата, отпуснати за операцията, както и споразумения за възстановяване на неправомерно платените средства.
Член 33
Правилата за допустимост на разходите ще бъдат описани в отделни документи, изготвени в съответствие с чл. 34 и чл. 89 от Регламента на Комисията (EО) № 718/2007, изменен с Регламент № 80/2010. Съответните документи ще бъдат одобрени от СКН.
Раздел V.
Системи за контрол
Член 34
Контрольорите носят отговорността за проверката на доставката на финансираните стоки и услуги, законосъобразността на декларираните от бенефициента разходи, че тези разходи са действително извършени и са в съответствие с релевантните правила на ЕС и националните разпоредби, както и с условията на договора за финансиране, включително с правилата за избираемост на разходите, преди да бъдат извършени каквито и да е плащания към водещите бенефициенти. УО следва да се увери, че разходите на всеки водещ/краен бенефициент са били проверени от контрольор.
Член 35
УО следва да се увери, че системата за контрол на проектно ниво гарантира, че всички допълнителни документи, изискващи се за осъществяване на адекватна одитна пътека и касаещи направените разходи и плащания, са записани, съхранени в електронен вид и са налице, системата за контрол е изградена и проверките/верификациите, а също така и одитите на операциите са извършени.
Член 36
Системата за контрол трябва да осигурява "верифициране на разходите", което да потвърждава законосъобразността и редовността на разходите, декларирани от водещите/крайните бенефициенти. Потвърждението се издава от контрольора.
Член 37
В случай, че УО има съмнения относно доброто функциониране на системата за контрол, УО съвместно с националния партниращ орган вземат мерки за подходящо решение.
Член 38
УО гарантира, че всички неуредени въпроси ще бъдат изцяло изяснени, преди да се приемат искания за плащане. Няма да се приемат молбите за плащания и няма да се правят плащания към водещите бенефициенти до представянето на пълна и задоволителна информация от системата за контрол.
Член 39
В съответствие с чл. 103 от Регламента на Комисията (EО) № 718/2007, изменен с Регламент № 80/2010, Управляващият орган и Националният партниращ орган осигуряват поддържането и функционирането на подходяща счетоводна система.
Сертифициращият орган създава своя счетоводна система и е отговорен за поддържането на счетоводни данни в електронна форма, касаещи заявените разходи пред Европейската комисия.
Член 40
За да се осигури взаимно разбиране на правилата, прилагани за контрол, участващите страни ще разработят специфични наръчници за изпълнение, включително подробни чеклистове.
Раздел VI.
Одит
Член 41
Одитите трябва да бъдат извършвани с цел да се провери ефективното функциониране на системите за управление и контрол на програмата и въз основата на съответната извадка от извършените операции да потвърдят разходите, декларирани пред ЕК.
Член 42
Одитният орган представя на Европейската комисия годишен контролен доклад, съдържащ констатациите от извършените одити през предишния дванайсетмесечен период, завършващ на 30 юни на съответната година, и докладва всички пропуски, открити в системите за управление и контрол на програмата.
Член 43
Одитният орган издава становище на основа на проверките и одитите, които са били извършени под негова отговорност за това дали системата за управление и контрол функционира ефективно, така че да се гарантира в разумна степен, че декларациите за разходите, представени на Комисията, са правилни и като следствие от това се гарантира в разумна степен, че извършените операции са законосъобразни и редовни.
Член 44
Одитният орган подготвя и представя декларация за приключване, придружена с финалния контролен доклад, въз основа на всички одити, извършени от или под ръководството на одитния орган.
Член 45
Одитният орган заедно с групата одитори гарантират, че одитите се извършват в съответствие с международните одиторски стандарти и методологията, осигурена от ЕК.
Член 46
Ако някой от контролните доклади/становища не позволява да се даде неквалифицирано становище за годишното становище или декларация за приключване съгласно член 105 (4) на Регламента на Комисията (EО) № 718/2007, ОО посочва причините и оценява мащаба на проблема и финансовия ефект от него.
Член 47
Там, където проблемите, открити по време на одитите, изглежда да са от системен характер и това може да доведе до риск за други операции в рамките на трансграничната програма, ОО ще осигури провеждането на допълнителен преглед, включително допълнителни одити, когато е необходимо, за да се установи мащабът на тези проблеми. Необходимите превантивни и коригиращи действия трябва да бъдат взети от съответните органи.
Член 48
Одитният орган ще извършва одитната дейност съгласно одобрен от Одитния орган и от групата на одиторите годишен одитен план и той ще се актуализира при възникнала необходимост. ОО, подкрепен от групата на одиторите, сътрудничи с Европейската комисия за координиране на одитни планове и одитни методи и за незабавна обмяна на констатациите и резултатите от направените одити.
Раздел VII.
Заявление за плащане към Европейската комисия
Член 49
Сертифициращият орган съставя заявленията за плащане към ЕК и сертифицираните декларации за разходите и ги представя на ЕК.
Член 50
СО изготвя заверени отчети за разходите. Въз основа на верифицираните отчети за разходи, получени от УО, СО представя заявленията за плащане в Европейската комисия. Сертифицираните (заверени) отчети за междинни и крайни разходи, както и заявленията за плащане се изготвят в съответната форма съгласно чл. 104 от Регламента на Комисията (EО) № 718/2007, изменен с Регламент № 80/2010.
Член 51
Не по-късно от 30 април на всяка година СО представя на Европейската комисия предварителна прогноза за вероятните заявления за плащане за текущата и за следващата финансова година в съответствие с чл. 122 (3) от Регламента на Комисията (EО) № 718/2007.
Раздел VIII.
Нередности и възстановяване на неправомерно платени средства
Член 52
Всяка участваща държава (чл. 114 от Регламент на Комисията (EО) № 718/2007) е отговорна за предотвратяването, откриването и отстраняването на нередностите и възстановяването на неправомерно платените средства (заедно с лихвата за просрочие) в срок до една година от регистрирането на нередността. Те трябва да уведомят Европейската комисия и да я информират за напредъка по административните и правните процедури.
Без значение в коя от участващите страни е отговорността за откриването и отстраняването на нередностите и възстановяването на неправомерно платените средства, УО/НПО трябва да осигури всяка сума, платена в резултат на нередност, да бъде възстановена от водещия бенефициент. Крайните бенефициенти трябва да възстановят неправомерно платените средства на водещия бенефициент съгласно съществуващо споразумение между тях. Ако водещият бенефициент не успее да осигури възстановяване на средствата от крайния бенефициент в срок една година, участващата страна, от която е съответният краен бенефициент, ще възстанови на СО неправомерно платените средства на крайния бенефициент. Подробно описание на процедурите по нередностите ще бъде изготвено от УО в сътрудничество с НПО в глава "Нередности" на Програмния наръчник.
Член 53
УО е отговорен за процедурите за докладване на нередности на съответната българска национална институция и ОЛАФ, както и за възстановяване на неправомерно платените средства към водещите/крайните бенефициенти на територията на Република България.
НПО е отговорен за процедурите за докладване на нередности на УО, СО и ОЛАФ, както и за възстановяване на неправомерно платените средства към водещите/крайните бенефициенти на територията на Република Турция.
Член 54
В случаите, когато УО направи разходи за правни консултации или съдебни такси по време на процедурата по възстановяване на средствата, те ще бъдат възстановени на УО от водещия бенефициент или страната, в която се намира въпросният бенефициент, при условие, че страната е била информирана и участва в процедурата за връщане на средствата (Регламент № 1828/2006).
Раздел IX.
Техническа помощ
Член 55
Приоритетна ос "Техническа помощ" е в размер 10 % от бюджета на програмата.
Член 56
В съответствие с индикативния бюджетен план, одобрен от СКН, УО в координация с НПО, изготвя подробна разбивка на дейностите по приоритетна ос "Техническа помощ", очертаваща индикативно средствата за всяка от страните.
Член 57
(1) Бенефициентите по приоритетна ос "Техническа помощ" са определени в програмата (раздел 5.3 Приоритети и сфери на интервенция).
(2) НПО има възможност да изразходва средства от бюджета по приоритетна ос "Техническа помощ" за дейности по "Техническа помощ" на територията на Република Турция и в чужбина, когато това касае програмата, от името на УО в съответствие с изискванията на Регламент на Комисията (ЕО) № 718/2007 и решенията на СКН.
Член 58
Специфични и детайлни правила за техническата помощ ще бъдат разработени от УО в координация с НПО в Процедурен наръчник.
Глава пета.
ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ
Член 59
Специфичните правила за организиране на търгове, сключване на договори и изпълнение на програмата ще бъдат разработени от участващите страни. Подробни наръчници за изпълнението на програмата ще бъдат изготвени от Управляващия орган в сътрудничество с Националния партниращ орган.
Член 60
Тръжните процедури в цялата избираема област на програмата и на територията на Република България, и на територията на Република Турция трябва да са в съответствие с част 2, дял IV, глава 3 от Регламент (ЕО Евратом) № 1605/2002 за Финансовите правила, касаещи общия бюджет на Европейските общности и част 2, дял III, глава 3 от Регламент (ЕО Евратом) № 2342/2002, както и Решение на ЕК С (2007) 2034 "Правила и процедури за услуги, доставки и трудови договори, финансирани от общия бюджет на Европейските общности за целите на сътрудничеството с трети страни", с изключение на раздел II.8.2.
Член 61
Различията, възникнали в резултат на тълкувания, действия и изпълнение на този меморандум за разбирателство, ще бъдат уредени приятелски чрез консултации между страните.
При липса на приятелско разрешаване всяка от страните може да отнесе въпроса до арбитраж съгласно избираемите правила на Постоянния арбитражен съд за арбитраж при разногласия между две страни, в сила от датата на меморандума за разбирателство.
Езикът, който ще бъде използван по време на арбитражната процедура, е английски. Определящият орган ще бъде генералният секретар на Постоянния арбитражен съд, следвайки писмено искане, представено от всяка от страните.
Решенията на арбитража ще са задължителни за всички страни без право на обжалване.
Член 62
Участващите страни ще подпомагат Управляващия орган, Сертифициращия орган, Одитния орган, Националния партниращ орган, Съвместния комитет за наблюдение и Съвместния технически секретариат в техните усилия да изпълнят задачите съгласно правилата на програмата и в съответствие с разпоредбите на този меморандум за разбирателство.
Член 63
Всяка писмена кореспонденция между страните, органите и бенефициентите, участващи в изпълнението на програмата, се осъществява на английски език.
Член 64
Този меморандум е изготвен и подписан в два еднакви екземпляра на английски език и на езиците на страните партньорки. Всеки един от тези екземпляри се счита за оригинал. В случай на спор английският текст се счита за водещ.
Член 65
Меморандумът за разбирателство за изпълнението на ИПП Програмата за трансгранично сътрудничество между България и Турция влиза в сила от датата на получаване на втората от нотите, с които страните се уведомяват по дипломатически път, че са изпълнени изискванията на съответните им законодателства за влизането му в сила.
