Държавен вестник, брой 32 от 19.IV

Член 5

Във връзка с горното участващите страни се споразумяват за следното:

(1) Главна дирекция "Управление на териториалното сътрудничество" в Министерството на регионалното развитие и благоустройството на България действа като Управляващ орган (наричан по-долу в текста УО) по смисъла на член 13 (2) от Регламент (ЕО) № 1085/2006 и в съответствие с чл. 103 от Регламент (ЕО) № 718/2007, изменен с Регламент № 80/2010.

(2) Министерството на местното самоуправление на Република Македония действа като Национален партниращ орган (наричан по-долу в текста НПО).

(3) Дирекция "Национален фонд" в Министерството на финансите на Република България действа като Сертифициращ орган (наричан по-долу в текста СО) в съответствие с член 104 от Регламента на Комисията (ЕО) № 718/2007, изменен с Регламент № 80/2010.

(4) Изпълнителна агенция "Одит на средствата от Европейския съюз" в Министерството на финансите на Република България (оперативно независим орган) действа като Одитен орган (наричан по-долу в текста ОО) по смисъла на чл. 33, 102 (2) и 105 от Регламента на Комисията (ЕО) № 718/2007, изменен с Регламент № 80/2010.

(5) Съгласно разпоредбата на член 108 (1) от Регламента на Комисията (ЕО) № 718/2007 всяка участваща страна определя контрольори, които отговарят за удостоверяването на законосъобразността и редовността на разходите, декларирани от всеки бенефициер, участващ в операцията.

(6) ОО се подпомага от група от одитори съгласно член 102 (2) от Регламента на Комисията (ЕО) № 718/2007, която включва равен брой представители от всяка участваща страна.

(7) УО, СО и ОО изпълняват задачите, възложени в съответствие с гореупоменатите регламенти, правилата и процедурите, описани в ПТГС и програмното допълнение, одобрен от СКН, както и описанието на системите за управление и контрол съгласно чл. 114 и 115 от Регламента на Комисията (ЕО) № 718/2007, изменен с Регламент № 80/2010 и този меморандум.

(8) Съвместният комитет за наблюдение (наричан по-долу в текста СКН) от името на участващите страни съблюдава за ефективността и качеството на изпълнението на ПТГС в съответствие с член 110 от Регламента на Комисията (ЕО) № 718/2007. СКН одобрява критериите за подбор на проекти и е отговорен за подбора на проекти, които да бъдат финансирани.

(9) За административното изпълнение на програмата Управляващият орган създава Съвместен технически секретариат (наричан по-долу в текста СТС) съгласно разпоредбите на член 102 (1) от Регламента на Комисията (ЕО) № 718/2007. Офисът на Съвместния технически секретариат ще се намира в гр. Кюстендил, България. Клон на СТС на македонска територия ще бъде създаден в гр. Струмица. СТС (включително неговият клон като част от същия орган) се състои от равен брой български и македонски експерти, наети от УО.

(10) За нуждите на техническата оценка (оценката на качеството) на предложенията се определят външни независими оценители. След процедура за подбор на кандидатите, която се провежда от УО и НПО, СКН одобрява списък с оценители. В зависимост от особеностите на обявата за набиране на предложения УО/НПО наема еднакъв/балансиран брой оценители от двете държави, които да извършат техническата оценка.

Член 6

(1) Съвместният комитет за наблюдение (СКН) се създава в срок от три месеца след одобряването на програмата и се състои от представители, определени от двете участващи страни на принципа на партньорството. СКН провежда заседания най-малко два пъти годишно по инициатива на участващите страни или на Европейската комисията и се съпредседателства от Управляващия орган и Националния партниращ орган. Представител/и на Европейската комисия или други релевантни органи могат да участват в работата на СКН с консултативни функции. Отговорностите на СКН са в съответствие с раздел 5.1.1 от програмата и правилата за работа.

(2) Всички операции се подбират чрез обяви за набиране на предложения, покриващи областите, които отговарят на изискванията за финансиране. Съвместни операции извън обявите за набиране на предложения, могат да бъдат идентифицирани по всяко време след приемането на програмата с решение, взето от Съвместния комитет за наблюдение.

(3) Подробностите относно състава, председателството и реда за вземане на решения в Съвместния комитет за наблюдение ще бъдат определени с правилата за работа на СКН, съставени в съгласие между Управляващия орган и Националния партниращ орган и приети на първото заседание на СКН в съответствие с чл.110 (2) от Регламент на Комисията (ЕО) № 718/2007.

(4) Решенията се вземат с консенсус в съответствие с чл. 87 от Регламент на Комисията (ЕО) № 718/2007.

Член 7

(1) Съгласно разпоредбата на член 103 (1) от Регламента на Комисията (ЕО) № 718/2007, изменен с Регламент № 80/2010, Управляващият орган отговаря за управлението и осъществяването на програмата във връзка с принципа за стабилно финансово управление. Отговорностите на УО са определени в програмата (раздел 5.1.2).

(2) УО информира НПО и СО за предварителната прогноза за заявленията за плащане за настоящата и за следващата финансова година. НПО информира НИПАК за предварителната прогноза за плащане за настоящата и за следващата финансова година. В съответствие с чл.103 от Регламент на Комисията (ЕО) № 718/2007, изменен с Регламент № 80/2010 и за да изпълни задълженията си, Управляващият орган съвместно с НПО може да подготви насоки и други документи, които са част от правилата за изпълнение на програмата.

(3) Възстановяване на средствата от Европейските фондове на СО, които са били неправомерно платени на водещите/крайните бенефициери на територията на Р България. В тези случаи частта, съответстваща на македонското национално съфинансиране, се възстановява на НПО във всички случаи, в които водещият бенефициер не е успял в рамките на една година от получаване на средствата да осигури възстановяване на УО на изплатената сума.

Член 8

Отговорностите на Националния партниращ орган са определени в програмата (раздел 5.1.3).

Националният партниращ орган в Република Македония е отговорен за:

а) осигуряване и трансфериране на Управляващия орган в МРРБ на македонското национално съфинансиране за даден период, като трансферът е на тримесечна основа;

b) възстановяване на УО на средствата от Европейските фондове и българското национално съфинансиране, които са били неправомерно платени на водещите/крайните бенефициери на територията на Република Македония. Това правило ще се прилага във всички случаи и във всеки договор за субсидия (включващ средства от Европейските фондове и националното съфинансиране на двете партниращи страни), в които водещият бенефициер не е успял в рамките на една година от получаване на средствата да осигури възстановяване на УО на изплатената сума.

с) информиране на НИПАК по отношение на въпроси, касаещи напредъка на ИПП програмата между Република България и Република Македония.

Член 9

Функциите на Сертифициращия орган се изпълняват в съответствие с член 104 от Регламента на Комисията (ЕО) № 718/2007 и са определени в програмата (раздел 5.1.5).

За да изпълни функциите си в съответствие с член 104 от Регламента на Комисията (ЕО) № 718/2007, СО може да изготви насоки, инструкции или други документи, които следва да бъдат съгласувани с УО и НПО и са задължителни за програмата.

Член 10

Функциите на Одитиращия орган се изпълняват в съответствие с член 105 от Регламента на Комисията (ЕО) № 718/2007, изменен с Регламент № 80/2010, и са определени в програмата (раздел 5.1.6).

Член 11

(1) Функциите на групата от одитори се изпълняват в съответствие с член 102 (2) от Регламента на Комисията (ЕО) № 718/2007 и са определени в програмата (раздел 5.1.7).

(2) Групата от одитори ще подпомага ОО при изпълнение на одитните дейности под негово ръководство.

(3) Групата от одитори включва еднакъв брой от всяка страна, участваща в програмата (за Република България - представители от Изпълнителна агенция "Одит на средствата от ЕС" в Министерството на финансите, и за Република Македония - представители от Одитния орган за предприсъединителни средства от ЕС - Държавната одитна институция). Групата от одитори се сформира в срок от три месеца след вземане на решението за одобрение на трансграничната програма и ще приеме своите процедурни правила в срок от три месеца след създаването на групата от одитори. Групата от одитори се председателства от представител от ОО.

Член 12

Функциите на контрольорите се изпълняват в съответствие с разпоредбите на член 108 от Регламента на Комисията (ЕО) № 718/2007, изменен с Регламент № 80/2010, и са определени в програмата (раздел 5.1.8).

Член 13

Външни независими оценители извършват техническата оценка на проектните предложения, след като СТС извърши проверката за административно съответствие и съответствие с критериите за допустимост, определени в програмата (раздел 5.2.5). Оценителите трябва да имат задълбочено познание и богат опит по отношение на въпросите, за чиято оценка са отговорни.

Член 14

(1) Функциите на Съвместния технически секретариат се изпълняват в съответствие с разпоредбите на член 102 от Регламента на Комисията (ЕО) № 718/2007 и са определени в програмата (раздел 5.1.4).

(2) Съвместният технически секретариат се финансира от Приоритетна ос "Техническа помощ".

(3) Персоналът на Съвместния технически секретариат (СТС) ще бъде нает с договор от Управляващия орган, а персоналът в клона на СТС ще бъде нает с договор от Националния партниращ орган.

(4) Съвместният технически секретариат ще включва международен екип от двете участващи страни. Броят и квалификацията на персонала трябва да е в съответствие с отговорностите.

(5) Персоналът на Съвместния технически секретариат ще бъде нает от Управляващия орган или от упълномощена от УО организация с договор. Трудовите отношения на персонала в главния офис на СТС се регулират съобразно българското законодателство. За чуждестранни лица, които ще бъдат наети на работа в главния офис, няма да се изисква разрешително за работа. Трудовите отношения на персонала в клона на СТС се регулират съобразно законодателството на страната партньор.

Член 15

Цялата официална кореспонденция между Управляващия орган/Национален партниращ орган/Сертифициращия орган/Одитиращия орган, от една страна, и Комисията, от друга страна, ще бъде копирана/препращана до всички тях.

Член 16

(1) Финансирането от Европейските фондове съставлява 85 % от бюджета.

(2) Плащанията от Комисията са под формата на авансови, междинни и крайни плащания.

(3) Националното съфинансиране на програмата съставлява 15 % от бюджета и е осигурено поравно от двете партниращи страни, съответно 7,5 % от Република България и 7,5 % от Република Македония.

(4) НПО ще осигури навременното и правилно трансфериране на националното съфинансиране към УО с изключение на националното съфинансиране по Приоритетна ос "Техническа помощ". НПО ще има възможността да разходва средства за дейности по бюджета на Приоритетна ос "Техническа помощ" на територията на Република Македония и извън нея, свързани с програмата, от името на УО и в съответствие с изискванията на Регламент (ЕО) № 718/2007 и решенията на СКН.

(5) Национално съфинансиране от участващите страни се ползва заедно със средствата от ЕФРР/ИПА - за финансиране на операции, включени в програмата.

Член 17

В случай, че в края на периода за изпълнението на програмата стане ясно, че двете страни са превели повече национални средства, отколкото са били реално използвани, тези средства ще бъдат възстановени обратно в националните бюджети.

Член 18

(1) Сертифициращият орган получава европейските средства от комисията в банкова сметка в евро, открита в търговска банка на територията на Република България.

(2) Управляващият орган получава националното съфинансиране от НПО (с изключение на Техническата помощ), средствата от Европейските фондове и българското национално съфинансиране, от СО за финансиране на дейностите по програмата в банкова сметка в евро в търговска банка на територията на Република България.

(3) Сумите на разходите, направени в национална валута, ще бъдат конвертирани в евро по месечния счетоводен обменен курс на комисията (Infor-euro) (съгласно чл. 127 - 3(2) от Регламента на Комисията (ЕО) № 718/2007). Този обменен курс ще се публикува от комисията в електронен вид всеки месец.

Член 19

Водещите бенефициери, включително крайните бенефициери в участващите страни, които не са приели еврото като тяхна валута към датата на заявлението за плащане, трябва да конвертират в евро сумите на разходите, направени в национална валута.

Сумите на разходите, направени в национална валута, ще бъдат конвертирани в евро по месечния счетоводен обменен курс на комисията (Infor-euro) за месеца, през който разходът е представен от крайния бенефициер на контрольорите, посочени в чл. 108 на Регламента на Комисията (ЕО) № 718/2007. Този обменен курс ще се публикува от Комисията в електронен вид всеки месец.

Член 20

Разликите в обменния курс, които възникват между обменния курс, упоменат в чл. 19, и обменния курс, ползван за обмяна на средствата в евро, ще бъдат поети съответно от водещия/крайния бенефициер.

Член 21

Всяка начислена лихва ще бъде прехвърлена към ресурсите на програмата и ще бъде декларирана в Комисията по време на закриването на програмата (съгласно чл. 129 от Регламента на Комисията (ЕО) № 718/2007).

Член 22

Въз основа на решението на СКН относно предложенията за операции и съответния финансов план, представени за одобрение, УО сключва от свое име договор за финансиране (включващ наличните средства от европейските фондове и съответното национално съфинансиране) с водещия бенефициер за изпълнение на операциите. За да се осигури правилно и ефективно изпълнение на операциите, договорът за финансиране може да се сключи само след като УО получи потвърждение, че има установени адекватни системи за контрол.

Член 23

Договор за финансиране с водещия бенефициер на одобрения проект ще бъде изготвен от МА/СТС по определен образец с приложения, предварително разработени и одобрени от СКН. Изпълнението на проекта ще стартира само когато договорът за финансиране е подписан и от двете страни - УО и водещия бенефициер от двете партниращи страни.

Член 24

Финансиране на бенефициера ще бъде осигурено само и единствено за дейностите, които осъществяват операциите, описани в предложението, одобрено от СКН.

Член 25

Договорът за финансиране се сключва в евро (€). Публичното финансиране за всички подписани договори ще съблюдава същото съотношение на средствата от Общността и националното съфинансиране, определени в програмата.

Член 26

Официалният език на програмата е английски. Всяка комуникация с водещия бенефициер се извършва само на английски език, като водещият бенефициер е отговорен да предаде информацията на другите партньори по проекта.

Член 27

Всеки договор между УО и водещия бенефициер включва клауза, че в случай на нередности държавата, в която се намира бенефициерът, носи отговорността за извършване на административни и съдебни процедури съгласно националното си законодателство за възстановяване на неправомерно платените суми.

Член 28

Плащанията към водещите бенефициери могат да се извършват само ако водещият бенефициер представи доказателство за напредък на дейностите и разходите за осъществяване на операциите са верифицирани от контрольор. Водещият бенефициер представя редовни отчети за напредъка, искания за плащане и фактури, проверени в съответствие с изискванията, определени в раздел 5. Отчетите за напредъка се състоят от отчет за дейностите и финансов отчет, включващ таблица, указваща отчетния период и съответните разходи по всяко бюджетно перо. Финансовият отчет трябва да бъде подписан от контрольора/ите.

Член 29

Сертифициращият орган и Управляващият орган трябва да гарантират, че водещите бенефициери получават целите суми за финансиране на операциите в срок.

Член 30

Въз основа на документите (исканията за плащане) Управляващият орган подава искане за македонско съфинансиране до Националния партниращ орган и искане за отпускане на средства от ЕС и българското национално съфинансиране до Сертифициращия орган, регулярно и в стандартна форма.

Член 31

Искане за отпускане на средства се изготвя в евро за началния аванс, за междинното или крайното плащане към водещия бенефициер. Авансово плащане се осигурява само за договори, които са вече подписани, и в рамките на сумите, определени в договорите. Исканията за междинни или финални плащания се базират на реално направени разходи.

Член 32

Управляващият орган носи отговорността за плащане само на избираемите разходи в рамките на одобрените лимити съгласно целите на операциите и съответните правила на Общността и националните разпоредби на участващите страни.

Член 33

(1) Водещият бенефициер отговаря за разпределението на средствата към всички партньори.

(2) Средствата ще се отпускат в евро (€) по банкова сметка, посочена от бенефициера и вписана в договора за финансиране. Рискът от промяната в обменния курс ще бъде поет от водещия бенефициер и крайните бенефициери.

(3) Водещият партньор сключва споразумение за отношенията си с партньорите, участващи в операцията, което включва и разпоредби, гарантиращи стабилно финансово управление на средствата, отпуснати за операцията, както и споразумения за възстановяване на неправомерно платените средства.

Член 34

Правилата за допустимост на разходите ще бъдат описани в отделни документи, изготвени в съответствие с чл. 34 и чл. 89 от Регламента на Комисията (ЕО) № 718/2007, изменен с Регламент № 80/2010. Разработените документи ще бъдат одобрени от Съвместния комитет за наблюдение.

Член 35

Контрольорите носят отговорността за проверката на доставката на финансираните стоки и услуги, законосъобразността на декларираните от бенефициера разходи, че тези разходи са действително извършени и са в съответствие с правилата на Общността и националните разпоредби, както и с условията на договора за финансиране, включително с правилата за избираемост на разходите, преди да бъдат извършени каквито и да са плащания към водещите бенефициери. УО следва да се увери, че разходите на всеки водещ/краен бенефициер са били проверени/верифицирани от контрольор.

Член 36

УО следва да се увери, че системата за контрол на проектно ниво гарантира, че всички допълнителни документи, изискващи се за осъществяване на адекватна одитна пътека и касаещи направените разходи и плащания са записани, съхранени в електронен вид и са налице, системата за контрол е изградена и проверките/верификациите, а също така и одитите на операциите са извършени.

Член 37

Системата за контрол трябва да осигурява "верифициране на разходите", което да потвърждава законосъобразността и редовността на разходите, декларирани от водещите/крайните бенефициери. Потвърждението произлиза от контрольора.

Член 38

В случай, че УО има съмнения относно доброто функциониране на системата за контрол, УО съвместно с Националния партниращ орган вземат мерки за подходящо решение.

Член 39

УО гарантира, че всички неуредени въпроси ще бъдат изцяло изяснени, преди да се приемат искания за плащане. Няма да се приемат молбите за плащания и няма да се правят плащания към водещите бенефициери до представянето на пълна и задоволителна информация на системата за контрол.

Член 40

В съответствие с чл. 103 от Регламента на Комисията (ЕО) № 718/2007, изменен с Регламент № 80/2010, Управляващият орган осигурява поддържането и функционирането на подходяща счетоводна система.

Сертифициращият орган създава своя счетоводна система и е отговорен за поддържането на счетоводни данни в електронна форма, касаещи заявените разходи пред Европейската комисия.

Член 41

За да се осигури взаимно разбиране на правилата, прилагани за контрол, участващите страни ще разработят специфични наръчници за изпълнение, включително подробни контролни листове.

Член 42

Одитите трябва да бъдат извършвани по начин, който да гарантира в разумна степен ефективното функциониране на системите за управление и контрол на програмата и въз основата на съответната извадка да потвърдят разходите, декларирани пред ЕК.

Член 43

ОО заедно с групата одитори гарантират, че одитите се извършват в съответствие с международните одиторски стандарти и методологията, осигурена от ЕК.

Член 44

Одитният орган ще извършва одитната дейност съгласно одобрен от Одитния орган и от групата на одиторите годишен одитен план и той ще се актуализира при възникнала необходимост.

Член 45

ОО представя становище на комисията за потвърждаване на ефективното функциониране на въведените системи за управление и контрол. Към годишните становища е приложен и годишен контролен доклад, съдържащ констатациите от извършените одити за съответния период, съгласно чл. 105 от Регламента на Комисията (ЕО) № 718/2007, изменен с Регламент № 80/2010.

Член 46

Ако единният годишен контролен доклад/становище не позволява да се използва неквалифицирано становище за годишното становище, съгласно Регламента на Комисията (ЕО) № 718/2007), УО посочва причините и оценява мащаба на проблема и финансовия ефект от него в съответствие с Регламента на Комисията (ЕО) № 718/2007.

Член 47

Одитите установяват кога определени проблеми са със системен характер. В случай на системни нередности се правят предложения за финансови корекции или промени в системите за управление и контрол като цяло.

Член 48

ОО подготвя и представя декларация за приключване, придружена с финалния контролен доклад, в съответствие с Регламента на Комисията (ЕО) № 718/2007. Отговорностите между ОО и групата на одиторите са поделени.

Член 49

ОО, подкрепен от групата на одиторите, сътрудничи с комисията за координиране на одитни планове и одитни методи и за незабавна обмяна на резултатите от направените одити.

Член 50

Основната задача на Сертифициращия орган е да изготви и предаде на Комисията сертифицираните декларации за разход и заявленията за плащане.

Член 51

СО изготвя заверени отчети за разходите. Въз основа на сертифицираните отчети за разходи, получени от УО, СО представя заявленията за плащане в Европейската комисия. Сертифицираните (заверени) отчети за междинни и крайни разходи, както и заявленията за плащане се изготвят в съответната форма съгласно чл. 104 от Регламента на Комисията (ЕО) № 718/2007, изменен с Регламент № 80/2010.

Член 52

Не по-късно от 30 април всяка година СО представя на Европейската комисия предварителна прогноза за вероятните заявления за плащане за текущата и за следващата финансова година.

Член 53

Всяка участваща държава (чл. 114 от Регламент на Комисията (ЕО) № 718/2007) е отговорна за предотвратяването, откриването и отстраняването на нередностите и възстановяването на неправомерно платените средства (вкл. лихвата за просрочие) в срок до една година от регистрирането на нередността. Те трябва да уведомят Комисията и да я информират за напредъка по административните и правните процедури.

Без значение в коя от участващите страни е отговорността за откриването и отстраняването на нередностите и възстановяването на неправомерно платените средства, УО/НПО трябва да осигури всяка сума, платена в резултат на нередност, да бъде възстановена от водещия бенефициер. Крайните бенефициери трябва да възстановят неправомерно платените средства на водещия бенефициер съгласно съществуващо споразумение между тях. Ако водещият бенефициер не успее да осигури възстановяване на средствата от крайния бенефициер, участващата страна, от която е съответният краен бенефициер, ще възстанови на СО неправомерно платените средства на крайния бенефициер. Подробно описание на процедурите по нередностите ще бъде изготвено в глава "Нередности" на програмния наръчник.

Член 54

Националният партниращ орган в съответствие с чл. 138 от Регламент на Комисията (ЕО) № 718/2007 е отговорен за докладване на установените нередности при усвояване на средствата от Европейските фондове на водещите бенефициери/крайните бенефициери на територията на Република Македония.

Член 55

Ако УО направи разходи за правни консултации или съдебни такси по време на процедурата по възстановяване на средствата, те ще бъдат възстановени на УО от водещия бенефициер или страната, в която се намира въпросният бенефициер, при условие, че страната е била информирана и участва в процедурата за връщане на средствата (Регламент 1828/2006).

Член 56

Приоритетна ос "Техническа помощ" е в размер на 10 % от бюджета на програмата.

Член 57

В съответствие с индикативния бюджетен план, одобрен от СКН, УО в координация с НПО изготвя подробна разбивка на дейностите по приоритетна ос "Техническа помощ", очертаваща индикативно средствата за всяка от страните.

Член 58

(1) Бенефициерите по приоритетна ос "Техническа помощ" са определени в програмата (раздел 4.3 Приоритетна ос "Техническа помощ").

(2) НПО има възможност да изразходва средства от бюджета по приоритетна ос "Техническа помощ" за дейности по техническа помощ на територията на Република Македония и в чужбина, когато това касае програмата, от името на УО и в съответствие с изискванията на ИПА регламентите и решенията на СМК.

Член 59

Специфични и детайлни правила за техническата помощ ще бъдат разработени от УО в координация с НПО в процедурен наръчник.