Безплатен Държавен Вестник издание - Изменени и отменени актове , брой 56 от 29.VI.2004

Като се има предвид, че усъвършенстваната предприсъединителна стратегия е предназначена да даде възможност на всички страни кандидатки от Централна и Източна Европа да станат членки на Европейския съюз и като такива, съобразно възможностите си, да се изравнят към Европейската общност преди тяхното присъединяване;

като се има предвид, че Партньорство за присъединяване е основната отличителна черта на усъвършенстваната предприсъединителна стратегия, която мобилизира всички форми за подпомагане на страните членки, включени в определената рамка;

като се има предвид, че Меморандумът за разбирателство за създаването на Националния фонд е сключен между Комисията и всяка страна кандидатка за Програма ФАР от Централна и Източна Европа;

като се има предвид, че предприсъединителната стратегия включва осигуряването на Инструмент за структурната политика за предприсъединяване, който ще бъде насочен пряко към уеднаквяването на страните кандидатки с инфраструктурните стандарти на Общността и ще осигурява финансов принос за екологичните мерки и транспортно-инфраструктурните мерки;

като се има предвид, че Наредба (ЕС) № 1267/99 за създаване на Инструмент за структурната политика за предприсъединяване предвижда във всяка страна бенефициент да се определи централно звено, Национален фонд, чрез който средствата от Общността трябва да бъдат пренасочвани;

като се има предвид, че Финансовият меморандум по ИСПА показва, че отговорностите на Националния ръководител са изложени в Меморандума за разбирателство, сключен между Комисията и страните бенефициенти;

като се има предвид, че е необходимо механизмът за прилагане на Националния фонд да се разшири, за да покрие и ИСПА, като се вземат под внимание прилагащите процедури по този инструмент,

следователно:

Европейската общност, представена от Европейската комисия, наричана по нататък "Комисията", от една страна, и правителството на Република България, действащо от името на Република България, наричано по нататък "Получател", от друга страна,

приеха следното:

Определения

Член 1

Децентрализирана система за изпълнение - системата за изпълнение, където част от управлението и отговорностите са прехвърлени на страната бенефициент, докато Комисията носи крайната отговорност съгласно Договорите на ЕС.

Национален ИСПА координатор (NIC) - служител от държавната администрация, отговорен за оперативното програмиране, изпълнение и наблюдение на проектите на бенефициента; НИК осигурява тесни взаимовръзки между процеса на присъединяване и използването на финансовата помощ от Общността и отговаря за наблюдението на проектите по ИСПА.

Национален ръководител (NAO) - служител от държавната администрация, оглавяващ Националния фонд; националният ръководител носи цялата отговорност за финансовото управление на средствата по ИСПА при бенефициента.

Национален фонд (NF) - обособено звено в държавната хазна към Министерството на финансите, чрез което средствата по ИСПА се насочват към потребителите.

Секторен ръководител (SAO) - служител в държавната администрация, който обикновено оглавява Прилагащата агенция по ИСПА; Секторният ръководител отговаря за действията на Прилагащата агенция и за стабилното финансово управление на подлежащите на изпълнение проекти; в съгласие с условията на чл.6 от този Меморандум за разбирателство той/тя може да делегира някои от своите отговорности, свързани с поръчките или други действия на крайния бенефициент.

Прилагаща агенция (IA) - изпълнително звено в рамките на държавната администрация, отговарящо за тръжните процедури, договорирането, плащанията и техническото изпълнение на подпомаганите по ИСПА проекти; това пълномощие отговаря на "звено, отговорно за изпълнението", както е дефинирано в Анекс III.2, част II от Финансовия меморандум по ИСПА.

Краен бенефициент - звено, организация или администрация, която се ползва от проекта; това звено, организация или администрация е отговорно за поръчките или други действия, когато са им делегирани от Секторния ръководител.

Комитет за наблюдение и контрол за прилагане на Инструмента за структурна политика за предприсъединяване - главното звено за наблюдение за изпълнението на проектите по ИСПА с участие на Комисията, бенефициента и международните финансови институции; Комитетът за наблюдение по ИСПА се председателства от националния ИСПА координатор; в Комитета участват представители на Прилагащите агенции, крайни бенефициенти, а също така и Националният ръководител.

Национален фонд и Национален ръководител

Член 2

§ 1. Обхватът и отговорностите на Националния фонд и на Националния ръководител, вече установени в контекста на Програма ФАР, ще се прилагат и по ИСПА.

§ 2. Националният фонд като орган на държавната хазна, управляван от Националния ръководител (накратко NAO) в Министерството на финансите, ще управлява помощите по ИСПА, определени за бенефициента, съгласно Децентрализираната система за изпълнение (DIS).

§ 3. Националният ръководител не може едновременно да изпълнява ролята и на Национален ИСПА координатор. Националният ръководител може да делегира своите отговорности на максимум двама други служители, но той/тя остава напълно отговорен за всички дейности, с които той/тя е натоварен по силата на този Меморандум за разбирателство.

Отговорности на Националния ръководител

Член 3

§ 1. Националният ръководител ще носи цялостната отговорност за финансовото управление на средствата по ИСПА. Той/тя следва да осигури спазването на правилата и процедурите, отнасящи се до поръчките, изготвянето на отчетни доклади и финансовото управление, а също и функционирането на подходяща система за отчитане и даване информация по проектите. Националният ръководител ще бъде изцяло подотчетен за средствата по ИСПА, отпуснати за даден проект, до момента, в който Комисията изплати салдото по отпусната помощ по ИСПА.

§ 2. Националният ръководител ще поддържа финансово-отчетна система за всички средства, отпуснати по ИСПА. Той/тя ще бъде подотчетен на Комисията за използването на средствата. При изпълнението на тези отговорности Националният ръководител ще бъде отговорен за изпълнението на следните задачи:

(I) да изисква и да управлява финансовите средства от Комисията;

(II) да назначи секторни ръководители за всяка Прилагаща агенция (IA) след консултиране с Националния ИСПА координатор;

(III) да сключи Финансови споразумения, които той/тя ще подпише с всяка Прилагаща агенция;

(IV) да осигури източници на национално или друго съфинансиране, както е заложено във Финансовите меморандуми за проектите, подпомагани по ИСПА;

(V) да осигури редовно осъвременяване на финансово-отчетната система за средствата по ИСПА и спазване на отчетните процедури от Прилагащите агенции;

(VI) да прехвърля средства към Прилагащите агенции съгласно механизма, заложен във Финансовото споразумение;

(VII) да участва с Комисията и Националния ИСПА координатор в Комитета за наблюдение и контрол на ИСПА;

(VIII) да възстановява неоползотворените или изплатени не по предназначение средства от Прилагащите агенции при завършване на проекти по ИСПА.

§ 3. Техническите и административните въпроси при изпълнение на проектите по ИСПА, включително тръжни и договорни, ще бъдат изцяло задължение на Прилагащата агенция.

§ 4. Неизпълнението на което и да е от задълженията, заложени в този Меморандум за разбирателство, може да доведе до връщане на средствата по ИСПА обратно на Комисията.

Заявяване на средства от Комисията

Член 4

§ 1. (Изм. – ДВ, бр. 56 от 2004 г., в сила от 09.02.2004 г.) Първата вноска от предварителното финансиране ще бъде прехвърлена от Комисията в Националния фонд след подписването на Финансовия меморандум от бенефициента, при положение че условията, включени в чл. 13 (банкови сметки), са били изпълнени. Това първо плащане не може да надхвърли 10 % от цялата стойност на средствата за проект. Остатъкът се изплаща при подписване на първия договор, т.е. първия договор за работа. По принцип правилото е предварителното финансиране да бъде до 20 % от помощта по ИСПА.

§ 2. (Изм. – ДВ, бр. 56 от 2004 г., в сила от 09.02.2004 г.) Заявките за предварително финансиране и последващи трансфери на средства следва да се утвърждават и одобряват от Националния ръководител и се предоставят на Комисията за одобрение и превеждане на сумите. Следва да се използват платежни искания заедно с информация по фактурите, съпътстващи исканията, и информация за проверките и упражнения контрол, както е описано във Финансовия меморандум по ИСПА. Исканията за последващи трансфери следва да се представят по правило три пъти годишно - към първи март, към първи юли и към първи ноември най-късно.

§ 3. Националният ръководител трябва да представи на Комисията заявка за крайното плащане в рамките на шест месеца от крайния срок за завършване на работите, заложени във Финансовия меморандум.

§ 4. Комисията си запазва правото да изисква допълнителна информация, подпомагаща прехвърлянето на средствата.

§ 5. Точните изисквания и условия за превеждането на средствата от Комисията ще бъдат изложени във Финансовия меморандум.

§ 6. (Изм. – ДВ, бр. 56 от 2004 г., в сила от 09.02.2004 г.) Националният фонд ще отчита всички трансфери на средства, преведени от Комисията в полза на изпълнението на проектите, подпомагани по ИСПА.

Превеждане на парични средства на Прилагащите агенции

Член 5

§ 1. Финансовото споразумение, сключено между Националния фонд и Прилагащата агенция, ще изготви в детайли условията за превеждането на паричните средства от Националния фонд към подсметките на Прилагащите агенции. Никакво превеждане на парични средства обаче не може да стане преди избирането на Секторен ръководител и подписване на Финансово споразумение с Прилагащата агенция.

§ 2. Националният фонд и Националният ръководител (NAO) ще бъдат отговорни в крайна сметка пред Комисията преводите да са направени точно и на базата на коректна информация.

§ 3. Националният фонд ще държи сметка за всички преводи, направени в полза на проектите на ИСПА.

Финансови споразумения

Член 6

§ 1. Националният ръководител ще сключи Финансови споразумения с всеки един Секторен ръководител, оглавяващ или координиращ дейностите на Прилагащите агенции, отговорни за ИСПА. Тези споразумения могат да покрият всички мерки, съфинансирани от ИСПА в сектора на въпросната Прилагаща агенция.

§ 2. Финансовите споразумения ще идентифицират Секторния ръководител (SAO), назначен от Националния ръководител след консултации с Националния ИСПА координатор, и ще дадат точно описание на пълномощията за някои отговорности на ръководителя, които могат да бъдат делегирани.

§ 3. Финансовите споразумения ще установят отговорностите на Секторния ръководител за следното:

(i) доброто административно, финансово и техническо управление, наблюдение и контрол на проектите по ИСПА;

(ii) подписване на договори;

(iii) изпълнение на проектите на базата на правилата за доставка, залегнали в Практическия наръчник;

(iv) проверка на фактурите, преди да се извърши плащането на изпълнителите;

(v) поддържане на жизнеспособна техническа и финансова система за отчитане;

(vi) поддържане на отделна счетоводна система или подходящо счетоводно систематизиране на всички сделки, отнасящи се за всеки проект, съфинансиран от ИСПА;

(vii) редовно предаване и проверка на информацията, представяна на Националния фонд, относно финансовото и физическото развитие, необходима за представяне на заявки за плащане от Комисията, съгласно изискванията на Финансовия меморандум;

(viii) да декларира пред Националния фонд, че гореспоменатата информация е точна и може да бъде доказана чрез оригинални документи, притежавани от Прилагащата агенция;

(ix) съхраняване на гореспоменатите документи за период 5 години след последното плащане по проекта.

§ 4. Секторният ръководител остава през цялото време отговорен за представянето на информация за финансовия и физическия прогрес на Националния фонд, както е представено в точки (vii) и (viii) на горния параграф 3. При предоставяне на други отговорности информацията за финансовия и физическия напредък от участващите органи следва да бъде представена първо на Секторния ръководител. Секторният ръководител би трябвало да поддържа в достатъчна степен надзор (супервизия) над тези органи и би трябвало да получава достатъчна информация, доказвана от оригинални документи, така че той/тя да може да декларира, че информацията е точна.

§ 5. Финансовите споразумения също ще формулират подробно условията за трансфер на парични средства и данни за банковата сметка при прилагане на членове 5 и 13 от този Меморандум за разбирателство.

Отчитане

Член 7

§ 1. Националният ръководител ще гарантира, че Националният фонд и Прилагащите агенции ще поддържат жизнена техническа и финансово-отчетна система за всички поддържащи мерки по ИСПА, включително паричните средства, превеждани на Прилагащите агенции.

§ 2. В допълнение Националният ИСПА координатор, подкрепян от Националния фонд и Секторния ръководител, ще съставя периодично доклади за развитието на финансовото състояние на проектите, навреме ще представя в табличен вид информация за предстоящите търгове, осъществяването на оценката на търговете и присъждането на договорите, как се изпълнява проектът, срещани проблеми (ако има такива), бъдещи перспективи и друга необходима информация, изисквана от Комисията.

Неправомерни плащания и нередности

Член 8

§ 1. Националният фонд ще бъде отговорен пред Комисията за връщане на всяка сума, погрешно или неправомерно изплатена, съгласно условията на Финансовия меморандум.

§ 2. Националният фонд ще бъде отговорен пред Комисията за представяне на нужната информация според Споразумението относно нередностите, възстановяването на суми, погрешно получени по ИСПА, и проверки на място съгласно Анексите на Финансовия меморандум.

Използване на ЕВРО

Член 9

§ 1. Националният фонд е отговорен за осигуряване на правилното използване на ЕВРО-то в разплащателните документи, предоставяни на Комисията.

§ 2. Кръстосаният курс, който ще се използва, трябва да е финансовият счетоводен курс на Комисията, прилаган през месеца, в който разходите, които са отчетени, са заведени в счетоводните документи на органите, отговорни за финансовото управление на проекта.

Персонал

Член 10

Бенефициентът трябва да осигури със собствени средства необходимите човешки ресурси, които да са на разположение за навременното и правилно провеждане на задачите, поверени на Националния фонд.

Местонахождение и помощни средства

Член 11

Бенефициентът трябва да осигури със собствени средства необходимите помещения, офис обзавеждане и друго оборудване за Националния фонд в Министерството на финансите.

Оперативни разходи на Националния фонд

Член 12

Оперативните разходи на Националния фонд трябва да се поемат от бенефициента.

Банкови сметки

Член 13

§ 1. Националният фонд следва да открие банкова сметка в Централната банка или банкова сметка, гарантирана от правителството, за всеки сектор (транспорт и околна среда). Тези банкови сметки трябва да имат подсметки за всеки от проектите, като всеки от Секторните ръководители на Прилагащите агенции има право да извършва плащания. В случай, че тази система не може да бъде приложена, между Комисията и Националния фонд могат да бъдат договорени специални условия. Принципно тези сметки трябва да генерират лихви. Комисията ще осигури допълнителни напътствия относно използването на доходи от лихви.

§ 2. С банковите сметки и подсметки трябва да се работи, прилагайки двуподписната система. Определянето на служители, упълномощени да се подписват, изисква съгласието на Националния ръководител за банкови сметки и съгласието на Секторните ръководители - за банкови подсметки.

§ 3. Националният фонд трябва да предава на Комисията цялата необходима информация за сметките си. Необходимата информация включва например име и адрес на банката, номер на сметката, име на титуляря по сметката, лихви и всякаква друга информация, която Комисията счита за необходима.

Поръчки

Член 14

§ 1. (Изм. – ДВ, бр. 56 от 2004 г., в сила от 09.02.2004 г.) Всички договори, необходими за прилагането на Финансовия меморандум, се възлагат, като се използват процедурите и стандартните документи, определени и последно публикувани от Европейската комисия за извършването на външни дейности. В изключителни случаи (например, засягащи националната сигурност), както е предвидено в чл. 164 на Финансов регламент № 1605/25.VI.2002 г., вътрешноправните разпоредби за обществени поръчки могат да бъдат използвани за даден Финансов меморандум.

§ 2. (Изм. – ДВ, бр. 56 от 2004 г., в сила от 09.02.2004 г.) На базата на конкретен случай Комисията може да одобри отклонение от стандартните документи, определени и последно публикувани от Европейската комисия за извършването на външни дейности след проверка от Управителния комитет на ИСПА.

§ 3. Прилагащата агенция трябва да осигури спазването на всички съществени правила и процедури. Секторният и Националният ръководител могат да упражняват контролни функции.

Финансов контрол, счетоводство и одит

Член 15

§ 1. Подходящ финансов контрол следва да бъде упражняван от компетентна държавна институция за финансов контрол в съгласие с условията на Финансовия меморандум. Всяка година одиторски план и обобщение от констатациите на проведените ревизии следва да бъдат изпращани на Комисията. Одиторските доклади трябва да бъдат на разположение на Комисията.

§ 2. Счетоводните сметки и операции на всички основни прилагащи структури могат да бъдат проверявани на редовни интервали от външен одитор на договор към Комисията, който е без предубеждения към отговорностите на Комисията и Европейския съд на одиторите, както е отбелязано в условията за финансовото изпълнение на ИСПА във Финансовия меморандум.

§ 3. Националният фонд ще води двойно или аналитично-сметково счетоводство, което ще покрива всички договорни или други финансови операции, прилежащи към проектите, подпомагани по ИСПА в Република България.

§ 4. Регистри за цялостното финансово управление, тръжните и договорните документи трябва да се съхраняват пет години след завършване на проекта.

Разрешаване на спорове

Член 16

§ 1. Всеки въпрос, свързан с изпълнението или интерпретирането на този Меморандум за разбирателство, ще бъде предмет на консултации между бенефициента и Комисията, което ще води, където е необходимо, до промени в Меморандума за разбирателство.

§ 2. При неизпълнение на задълженията, заложени в този Меморандум за разбирателство, и когато не са взети навреме достатъчно оздравителни мерки, Комисията може да прекрати финансирането на проекта, изпълняван чрез системата, въведена от този Меморандум за разбирателство, след консултации с бенефициента и да поиска възвръщане на средствата по ИСПА.

§ 3. Ако консултациите не доведат до приятелско споразумение, страните могат да се отнесат към арбитраж, както е заложено в Анекс Б в Общите условия, отнасящи се до Финансовия меморандум, анексиран към Рамковото споразумение, сключено между Република България и Комисията през 1990 г.

Крайни разпоредби

Член 17

Този Меморандум за разбирателство може да бъде променян писмено само по общо съгласие на страните.

Този Меморандум за разбирателство ще влезе в сила от датата на подписване от двете страни.