Държавен вестник, брой 15 от 16.II

Чл. 1. (1) С правилника се уреждат структурата и дейността на Изпълнителната агенция "Дипломатически имоти в страната" към министъра на външните работи, наричана по-нататък "агенцията".

(2) Агенцията е структура от централната администрация на изпълнителната власт, която осъществява функции по осигуряване управлението на недвижимите имоти, включени в нейните дълготрайни материални активи, чрез:

1. (доп. - ДВ, бр. 15 от 2001 г.) отдаването им под наем на акредитираните в страната дипломатически и консулски представителства и мисии на международни междуправителствени организации, включително на техните сътрудници, както и на други лица; когато агенцията не разполага с подходящи имоти, тя дава консултации и оказва съдействие на чуждите дипломатически и консулски представителства и на мисиите на международните междуправителствени организации, включително на техните сътрудници, във връзка с наемането на недвижими имоти, необходими за осъществяване на техните функции.

2. предоставяне на спомагателни услуги, свързани с използването на недвижимите имоти съобразно тяхното предназначение;

3. осъществяване на текуща поддръжка и авариен ремонт.

(3) Агенцията осъществява и дейности, свързани със стопанисването и управлението на почивната база на Министерството на външните работи и с организирането на отдиха на работещите в министерството и в агенцията, както и на други лица.

(4) (Нова - ДВ, бр. 15 от 2001 г.) По отношение на недвижимите имоти, използвани от чужди дипломатически и консулски представителства или международни междуправителствени организации, които не са включени в нейните дълготрайни материални активи, агенцията:

1. създава, поддържа и актуализира единна база от данни за техния статут;

2. при поискване от министъра на външните работи изготвя становища, анализи, доклади и други материали по правни, строителни и архитектурни въпроси, свързани с използването на тези недвижими имоти;

3. следи за спазването на чл. 41, т. 3 от Виенската конвенция за дипломатическите отношения относно използването на имотите;

4. по възможност и при поискване осъществява поддръжка и ремонт на имотите и спомагателни услуги, свързани с тяхното използване съобразно предназначението им.

(5) (Нова - ДВ, бр. 15 от 2001 г.) Агенцията дава консултации на акредитираните в страната чужди дипломатически и консулски представителства и на мисиите на международните междуправителствени организации за придобиване право на собственост или учредяване на ограничени вещни права върху недвижими имоти, необходими за осъществяване на техните функции.

Чл. 2. Агенцията е юридическо лице със седалище София.

Чл. 3. (1) Издръжката на агенцията се формира от приходи от собствена дейност.

(2) Изпълнителният директор на агенцията е второстепенен разпоредител с бюджетни кредити към министъра на външните работи.

Чл. 4. Агенцията е администратор на приходи от:

1. управление на имуществото;

2. дейността по почивното дело;

3. лихви;

4. дарения.

Чл. 5. (1) Агенцията се ръководи и представлява от изпълнителен директор.

(2) Изпълнителният директор се назначава от министъра на външните работи съгласувано с министър-председателя за срок 5 години без ограничения за броя на мандатите, за които едно лице може да заема тази длъжност.

Чл. 6. (1) Изпълнителният директор:

1. ръководи, организира, контролира и отговаря за цялостната дейност на агенцията и я представлява;

2. сключва договори, свързани с осъществяването на дейността на агенцията;

3. изготвя и представя на министъра на външните работи ежегоден доклад за дейността на агенцията;

4. утвърждава правилници за вътрешния ред и организация на работата в агенцията и в базите за отдих;

5. определя със заповед стойността на услугите, предоставяни от агенцията;

6. утвърждава длъжностното щатно разписание и длъжностните характеристики на работещите в агенцията;

7. назначава и освобождава държавните служители в агенцията;

8. сключва, изменя и прекратява трудовите договори с лицата, работещи в агенцията по трудово правоотношение;

9. командирова работещите в агенцията;

10. подготвя проекта на бюджет на агенцията;

11. (нова - ДВ, бр. 15 от 2001 г.) по искане на министъра на външните работи изготвя становища, анализи, доклади и други материали по правни, строителни и архитектурни въпроси, свързани с използването на недвижимите имоти, които са собственост или са предоставени на чужди дипломатически и консулски представителства или на мисии на международни междуправителствени организации;

12. (предишна т. 11 - изм. - ДВ, бр. 15 от 2001 г.) изпълнява и други функции, определени в нормативен акт.

(2) При отсъствие на изпълнителния директор функциите му се изпълняват от определен от него със заповед служител на агенцията.

Чл. 7. (1) Административното ръководство на административните звена в агенцията се осъществява от главен секретар, който се назначава от изпълнителния директор за срок 5 години.

(2) Главният секретар:

1. ръководи, координира и контролира функционирането на администрацията за точно спазване на нормативните актове и за изпълнение на законните разпореждания на изпълнителния директор;

2. представлява агенцията в случаите, когато изрично е упълномощен от изпълнителния директор;

3. организира разпределението на задачите за изпълнение между административните звена в агенцията;

4. създава условия за нормална и ефективна работа на административните звена на агенцията;

5. контролира и отговаря за работата с документите и за тяхното съхраняване.

Чл. 8. Според характера на дейността, която извършват, административните звена в агенцията са обособени в обща и специализирана администрация с численост съгласно приложението.

Чл. 9. Общата администрация на агенцията е организирана в дирекция "Обща администрация".

Чл. 10. Специализираната администрация е организирана в 4 дирекции:

1. "Управление на недвижимата собственост";

2. "Поддръжка на сградния фонд";

3. "База за отдих и възстановяване";

4. "Сигурност и охрана".

Чл. 11. В рамките на дирекциите изпълнителният директор създава отдели и сектори.

Чл. 12. Дирекция "Обща администрация":

1. съставя проекта на бюджет на агенцията;

2. извършва счетоводното отчитане на приходите и разходите;

3. изготвя месечни, тримесечни и годишни отчети за касовото изпълнение на бюджета на агенцията;

4. изготвя поименното щатно разписание на работещите в агенцията;

5. изготвя ежемесечни и годишни оборотни ведомости;

6. подготвя годишния отчет и баланс на агенцията;

7. подготвя проекти на договори и дава становища по законосъобразността на договори, предложени на агенцията;

8. осигурява правно-нормативното обслужване на дейността на агенцията;

9. осъществява процесуалното представителство на агенцията;

10. подготвя актовете за назначаване и трудовите договори с работещите в агенцията и оформя изменянето и прекратяването на служебните и трудовите правоотношения;

11. изготвя длъжностните характеристики на работещите в агенцията;

12. образува, води и прекратява досиетата на работещите в агенцията;

13. организира и осъществява деловодната дейност и осигурява опазването и съхраняването на документите, текущите преписки и архивите.

Чл. 13. Дирекция "Управление на недвижимата собственост":

1. (доп. - ДВ, бр. 15 от 2001 г.) създава и актуализира единна база от данни за предоставените на агенцията държавни недвижими имоти и за имотите по чл. 1, ал. 4;

2. разработва и прилага система за управление на недвижимата собственост и на принадлежащите към нея технически съоръжения;

3. изготвя договорите за наем с клиенти на агенцията;

4. контролира изпълнението на договорите по т. 3;

5. (доп. - ДВ, бр. 15 от 2001 г.) дава консултации и оказва съдействие на клиентите на агенцията във връзка с наемането на недвижими имоти и за придобиване право на собственост или учредяване на ограничено вещно право върху такива имоти в полза на чуждо дипломатическо или консулско представителство или мисия на международна междуправителствена организация;

6. (нова - ДВ, бр. 15 от 2001 г.) осъществява функциите по чл. 1, ал. 4, т. 3;

7. (предишна т. 6 - ДВ, бр. 15 от 2001 г.) организира поддържането на хигиената в сградния фонд.

Чл. 14. Дирекция "Поддръжка на сградния фонд":

1. изготвя технически задания, проектосметна документация и друга строително-техническа документация и информация, необходима за организирането и провеждането на процедури за възлагане на обществени поръчки за строително-ремонтни работи в недвижимите имоти, предоставени на агенцията за стопанисване и управление;

2. извършва инвеститорски контрол върху отчитането, заплащането и приемането на извършените строителни и ремонтни работи;

3. организира отстраняването на повредите в техническата инфраструктура, инсталациите и обзавеждането на сградния фонд при възникване на аварии;

4. (доп. - ДВ, бр. 15 от 2001 г.) извършва текущ ремонт на техническата инфраструктура, инсталациите и обзавеждането на сградния фонд; по възможност и при поискване осъществява и функциите по чл. 1, ал. 4, т. 4.

Чл. 15. Дирекция "База за отдих и възстановяване":

1. организира стопанисването и управлението на почивната база на Министерството на външните работи и отдиха на работещите в министерството, в агенцията и на други лица;

2. осъществява стопанисването на дипломатическия спортен комплекс в Бояна;

3. организира дейността на Дипломатически клуб "Бояна".

Чл. 16. Дирекция "Сигурност и охрана":

1. осигурява охраната и спазването на пропускателния режим в обектите, включени в сградния фонд на агенцията;

2. контролира спазването на правилата за вътрешния ред в обектите по т. 1 и взаимодейства с компетентните органи за предотвратяване и отстраняване на нарушенията;

3. осъществява превантивна дейност с цел недопускане извършването на престъпни посегателства спрямо имуществото и персонала на агенцията и на нейните клиенти.

Чл. 17. Служителите в агенцията, заемащи ръководни длъжности, съобразно възложените функции и задачи на ръководеното от тях административно звено:

1. възлагат задачи на работещите в звеното, контролират и отговарят за тяхното срочно и качествено изпълнение;

2. осигуряват взаимодействието с другите звена в агенцията в съответствие с установените организационни връзки и разпределението на дейностите между тях;

3. изготвят ежегодно отчет за дейността на ръководеното от тях административно звено и правят предложения за конкретни мерки за подобряване на дейността в него;

4. предлагат назначаване, повишаване, преместване, стимулиране, санкциониране и освобождаване на работещите в ръководеното от тях звено;

5. дават предложения за повишаване на квалификацията на служителите в съответното звено.

Чл. 18. Държавните служители и лицата, работещи по трудово правоотношение в агенцията, изпълняват възложените им задачи съобразно длъжностните си характеристики.

Чл. 19. (1) Документите, изпратени до агенцията от държавни органи, от юридически или физически лица, се завеждат във входящ регистър, като се отбелязват датата на получаването им и входящ номер.

(2) При завеждането на документите се извършва проверка за наличието на всички материали, посочени в тях, и се образува служебна преписка, която се разпределя според адресата или съдържанието й.

Чл. 20. (1) Изпълнителният директор или главният секретар разпределя преписките с резолюция, която съдържа указания, срок за изработване, дата и подпис.

(2) Ръководителите на звена възлагат с резолюция изработването на служебните преписки на определен служител. При възлагане на повече от един служител се посочва отговорният от тях.

Чл. 21. Изходящите от агенцията документи се съставят в 2 екземпляра. Вторият екземпляр съдържа инициалите и подписа на служителя, който е изготвил документа, и на ръководителя на съответното административно звено, като се посочва и датата.

Чл. 22. (1) Работещите в агенцията могат да бъдат награждавани с отличия и награди за образцово изпълнение на служебните си задължения.

(2) Паричните и предметните награди могат да бъдат в размер от 50 до 250 лв. Видът на предметната награда се определя в заповедта на изпълнителния директор, с която лицето се награждава.